Contar con un expediente digital de tus colaboradores implica organización, control, accesibilidad, protección de datos y mucho más.

A continuación te compartimos 5 de sus principales beneficios para que te convenzas de dejar atrás tu archivo, y migrar hacia la nube.

¿Qué es un expediente digital?

Un expediente digital es un conjunto de archivos en formato electrónico, que sirven para diversos procesos administrativos como el pago de nómina, la gestión de personal, trámites legales, entre otros, mismos que se encuentran alojados en la nube y son gestionados a través de una plataforma.

Pero más allá de ser solo un repositorio de documentación, es una fuente de datos clave, que permite tener mayor control sobre la información de cada individuo que forma parte de una organización o de un grupo específico.

¿Cuáles son los beneficios de mantener un expediente digital?

El objetivo de almacenar la información de esta manera, es tenerla disponible en un sitio accesible y seguro, automatizar procesos técnico-administrativos, mejorar tu operación y ahorrar tiempo, pero también representa beneficios muy específicos como:

Descentralización de trámites

Es decir, que permite que distintas personas, incluso con diferente ubicaciones, puedan acceder y consultar la información de manera online, para realizar algún trámite o procedimiento.

Un plus de los expedientes digitales es que reduce la probabilidad de cometer errores en la captura de la información, ya que se puede solicitar a cada colaborador cargar la documentación propia.

Expedientes legalmente válidos

Ya que actualmente la Ley Federal del Trabajo en México, contempla dentro de las inspecciones laborales, la posibilidad de mostrar documentación y evidencias de forma física o digital. 

Facilidad de acceso a los expedientes

No solo por estar situado en la nube y poder acceder a él desde cualquier lugar, sino porque es muy fácil y rápido ubicar un expediente requerido, lo que disminuye el tiempo de búsqueda.

Preservación y ahorro de recursos

Los expedientes digitales no ocupan espacio físico ni se deterioran, por lo que su conservación está asegurada, tanto del paso del tiempo como de pérdidas por descuido.

Seguridad y transparencia en el uso de la información

Que este alojado en la nube y sea de fácil acceso no quiere decir que la seguridad se verá vulnerada, esto gracias al otorgamiento de credenciales y dinámicas de seguridad con las que se puede detectar quién puede visualizar y manipular la información, minimizando el robo o alteración de la misma.

Solución para la digitalización de los expedientes

Entra las soluciones para la gestión del capital humano ofrecidas por HolmesHR se encuentra el expediente digital gracias al cual podrás olvidarte de tener la información de tus colaboradores repartida por diferentes fuentes de donde hay que ir recopilando datos: hojas de cálculo, mails, carpetas físicas, etc.

Con nuestro módulo cada colaborador dispondrá de sus documentos en la nube, siempre disponibles desde donde se deseen consultar, lo que facilita enormemente la recopilación, consulta y manipulación de datos.  Además, a partir de esta información, Holmes te ayudará a elaborar y mantener actualizado de manera automática el organigrama de tu empresa.

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