En el área de los Recursos Humanos existen diferentes metodologías para recopilar información, siendo las más comunes las encuestas de clima laboral con dimensiones estandarizadas, que si bien son muy útiles para conocer aspectos que inciden en las satisfacción de los colaboradores, no poseen el alcance para aspectos específicos que requiere conocer una empresa.

También están las guías de referencia que señala la NOM-035, que permiten identificar y analizar los factores de riesgo psicosocial, acontecimientos traumáticos que han experimentado los colaboradores e incluso evaluar el entorno organizacional.

Pero qué sucede cuando las empresas tienen dudas muy puntuales, o quieren obtener información que dé sustento a sus estrategias y acciones, o simplemente desean conocer la vox populi y llegar a un consenso…es ahí donde surge la necesidad de realizar encuestas personalizadas.

A continuación te contamos qué son, sus beneficios y formas sencillas de crearlas y aplicarlas. 

¿Qué es una encuesta personalizada?

Teniendo en cuenta que una encuesta es un método de recopilación de datos utilizado ante la necesidad de comprobar una hipótesis o descubrir la solución a un problema, una encuesta personalizada es aquella que tiene como objetivo responder a una cuestión en particular —en este caso de una empresa— cuyas preguntas, método de evaluación e incluso tipo de comunicación, ha sido pensado para tratar de resolver dicha cuestión. 

Se trata de un cuestionario previamente diseñado que se aplica a un grupo de personas, preferentemente en igualdad de condiciones para evitar sesgos.

Éste puede aplicarse en papel, entrevista personal o por teléfono, aunque actualmente la tecnología permite hacerlo de forma online, lo que no solo facilita su distribución y llenado, sino también reduce costos, permite incluir un diseño atractivo, configurarlas para ser anónimas y sobre todo, permite analizar la información obtenida prácticamente en tiempo real. 

Ventajas de las encuestas personalizadas

Además de la clara ventaja de permitir conocer la opinión y puntos de vista de los colaboradores acerca de un tema muy especifico de la empresa, una encuesta personalizada de RR.HH. trae consigo muchos beneficios:

  • Refleja interés genuino por acercarse a los colaboradores.
  • Generan confianza.
  • Refuerzan el sentido de pertenencia
  • Tiene más probabilidades de obtener buen índice de respuesta versus una encuesta prediseñada.

¿Cómo se hace y diseña una encuesta personalizada?

Una encuesta se genera a partir de la necesidad de obtener información, por tanto debe pasar por un proceso de planeación, realización, distribución, análisis y toma de decisiones. 

En la fase de planeación debes considerar, al menos tres aspectos fundamentales: 

  • Establecimiento de objetivos claros y específicos de la investigación: ¿qué necesitas o quieres saber?
  • Elección de la forma y herramienta con la que llevarás a cabo la recolección de la información. 
  • Selección de la muestra a quién se le realizará la encuesta. Quizá no sea necesario aplicarla a toda la organización. 

En la fase de realización, considera puntos como:

  • Diseño y elección del tipo de preguntas. 
  • Considera que de esto dependerá la disposición y tiempo para contestarla e incluso el que te tomará para analizar los resultados. 
  • Procura que la redacción sea clara para evitar confusiones y por tanto, sesgos.
  • Evita las encuestas largas, ya que pueden llegar a cansar al encuestado y hacer que la abandone o responda apresurada y erróneamente.
  • Contempla el tipo de respuesta que te interesaría recibir y cuyos resultados podrás manejar, es decir si serán dicotómicas (si/no), de opción múltiple, abiertas, de escala de valores, orden de rangos, etc.

En cuanto a la distribución, piensa en la metodología y medio a través del cual se impartirá el cuestionario, considerando que sea en función del público objetivo. 

El análisis dependerá del tipo de respuestas, es decir aquellas de opción múltiple podrán filtrarse y agruparse con facilidad brindando un resultado cuantitativo, mientras que las abiertas, requerirán un poco más de tiempo y atención, pero te brindarán una retroalimentación cualitativa. Por lo cual es importante contemplar ambas para recopilar información integral.

Una vez concluido el proceso y con los resultados “en mano”, podrás enlistar los hallazgos obtenidos y con base en ellos empezar a tomar decisiones, implementar estrategias o sustentar tus propuestas.

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Prepara. Define el título, la descripción y prepara las preguntas en la misma plataforma. Si lo prefieres, también puedes cargar encuestas que ya tengas preparadas en hojas de cálculo.

Personaliza. Selecciona el tipo de respuestas que necesitas. La plataforma te irá guiando, paso a paso, para que el proceso sea de lo más sencillo.

Envía y programa el envío. Lanza la encuesta de forma rápida y fácil: programa el envío, selecciona a quién deseas realizarla (a todos los empleados o tan solo a un grupo determinado) y automatiza recordatorios.

Visualiza los resultados en tiempo real. Ya sea clasificados por cortes y segmentos, exporta los datos y compártelos con los directivos y managers.

Con Holmes mide el pulso a tu organización a través de encuestas de RR.HH., ya ser precargadas o personalizadas de acuerdo a las necesidades de tu empresa.

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