En HolmesHR sabemos que una gran historia debe iniciar con el pie derecho, por ello la importancia de contar con un manual de bienvenida para los nuevos colaboradores, a través del cual puedan adentrarse en la dinámica y cultura organizacional desde el día uno. 

A continuación te contamos en qué consiste, por qué es importante y qué elementos debe incluir el manual de bienvenida para tus colaboradores.

¿Qué es un manual de bienvenida?

Un manual de bienvenida es una guía que contiene información clave de una empresa y su cultura, que facilita la adaptación de los nuevos colaboradores y que se entrega como parte del proceso de onboarding de una empresa. 

Su importancia es tal que no solo impacta a los nuevos ingresos, sino que también resulta muy útil para el personal ya contratado. 

Cada empresa puede hacer su manual de bienvenida de forma personalizada, pero la mayoría de ellos comparte elementos como la filosofía empresarial (misión, visión y valores), políticas, código de vestimenta, procedimientos administrativos (solicitud de vacaciones, permisos, etc.), breve explicación de los beneficios adicionales, datos de contacto por departamento, entre otros.

Cabe destacar que algunas de sus principales características son la brevedad  y un alto nivel de comprensibilidad, cualidades que se deben procurar desde la redacción por parte de RR.HH.

¿Por qué es importante un manual de bienvenida?

Un manual de bienvenida es importante porque demuestra interés por las personas que se incorporan a tu equipo, en lograr que se integren rápida y correctamente, así como que comprendan los pormenores del producto o servicio en que se enfoca tu empresa.

Con la entrega de este manual de bienvenida, se facilita su integración al equipo y se fomenta el sentido de pertenencia., pero además cumple con 5 principales objetivos: 

1. Involucra a tus nuevos integrantes 

Este documento debe contener información sobre el funcionamiento y propósito de la empresa que puede servirle para resolver alguna duda de manera inmediata, relacionada con su labor, el equipo al que pertenece y los procesos comunes.

2. Incorporarlos como parte de la empresa

Es una herramienta que permite a la empresa acoger a los nuevos miembros de manera cercana, para compartir ciertos puntos de la cultura laboral y la dinámica, que le serán de mucha utilidad en su día a día.  

3. Propicia la productividad

Contiene detalles importantes que pueden ser de utilidad para que los colaboradores alcancen el rendimiento esperado, desde sus funciones, personas con quien debe dirigirse, materiales o herramientas y cómo usarlas, hasta información clave que pueda ayudarle en sus actividades diarias. 

4. Adéntralos en la cultura de la empresa

El manual de bienvenida es una guía de procedimientos y políticas de la compañía que sirve para ofrecer claridad y transparencia a los empleados desde el comienzo de la relación laboral, y que incluso a través de su redacción y diseño, le permita conocer la personalidad de la marca. 

Aunque se recomienda que se desarrolle con un estilo casual, puede ser que la empresa no  acostumbre a dirigirse así, en cuyo caso el colaborador irá reconociendo características intrínsecas  de su nueva empresa. 

5. Resuelve sus dudas

Al incorporarse a una empresa o incluso formando parte de ella desde hace tiempo, los colaboradores pueden enfrentar situaciones nuevas que les despierten ciertas dudas. El manual de bienvenida puede proporcionarles información cotidiana de forma rápida, sin necesidad de que acudan a otras personas que recién conocen o incluso al departamento de Recursos Humanos, lo que reduce también la carga de trabajo para el área.

¿Qué elementos debe considerar un manual de bienvenida?

Para que el manual de bienvenida cumpla con sus objetivos principales deberá contener un mínimo de elementos.

Recuerda que siempre debe personalizarse de acuerdo a las necesidades de tu empresa, pero en términos generales, esos elementos básicos son:

1. Mensaje de bienvenida

Es un saludo con el que “recibes” al colaborador. Debe reflejar la personalidad siendo coherente con el tono y mensajes claves que comparte.  

En algunas empresas, este mensaje está redactado y firmado por el director de la empresa o “en primera persona” como si fuera la organización quien lo comparte, pero depende cómo quiera hacerlo la empresa. 

2. Objetivo

De forma breve, se explica cuál es el objetivo del manual, lo que contiene en sus capítulos y la importancia de que el colaborador lo consulte y conserve.

3. Información de la empresa

El nuevo colaborador no sabe más allá de lo que se le pudo compartir en las entrevistas de reclutamiento y lo que pudo haber encontrado en internet, pero sin duda para involucrarse con una empresa, primero hay que conocerla.

No importa cuán popular y conocida sea, lo mejor es no asumir que todos saben sobre su historia, objetivos, hitos y otros pormenores de la organización.

Un capitulo dedicado a la empresa, ayuda a evitar cualquier mal entendido y es una oportunidad de transmitir qué hace valiosa a tu organización o cuáles son sus diferenciadores, así como filosofía, motivadores y público al que se dirige, así como compartir casos de éxito, premios y reconocimientos que sirvan para que el empleado conforme que se está uniendo a una empresa consolidada.

4. Cultura empresarial

Este apartado trata acerca de la forma en que se espera que los colaboradores actúen dentro de la empresa y el tipo de valores que deberán proyectar hacia el exterior, con clientes, proveedores (como en el caso de sobornos) o público en general.

Esta sección es un precedente que transmitirá a los empleados que están en un lugar organizado y funcional, que se podrá utilizar en caso de conflictos o asuntos de índole laboral.

5. Organigrama

Agrega la forma en la que se estructura la organización para que el nuevo colaborador sepa quiénes son los superiores, cómo se relacionan los departamentos y el flujo de trabajo de las áreas, así como para que pueda ubicar a dónde o con quién acudir en caso de alguna situación e inclusos sus datos de contacto.

6. Listado de “pendientes a realizar” 

Como parte de un buen proceso de onboarding se debe considerar un listado de actividades a realizar para formalizar su incorporación a la empresa. Ya sea la entrega de ciertos documentos, tramitar el alta en determinado banco, firmar documentos, etc. Incluirlo como parte del manual, lo formaliza, da instrucciones precisas y de eta manera es más difícil que la instrucción se pierda, o el colaborador se confunda o la ignore.

7. Políticas y reglas

Si bien las reglas de los centros de trabajo se establecen por ley en un Reglamento Interior de Trabajo, en el manual de bienvenida se pueden incluir algunas de las normas básicas, que aplican de igual forma para todos.

Tal es el uso de instalaciones (estacionamiento, cocina, área de fumar, etc.), horarios de entrada y salida, registro de asistencia, reportes de mala conducta y procedimientos, reglas de seguridad (uso de casco obligatorio o trajes especiales) o lineamientos de vestimenta (uniformes, ropa casual), etc.

8. Prestaciones y beneficios adicionales

En este apartado puedes hablar acerca de los lineamientos para el pago de compensaciones, así como dar a conocer los beneficios adicionales a las prestaciones de ley que se ofrece a toda la plantilla y la forma en que pueden acceder a ellos.

Toma en cuenta el diseño

Cada empresa tiene su personalidad, ya sea de forma consiente o no, misma que también se proyecta a través del diseño de sus materiales, así que considera que el diseño de tu manual de bienvenida es tan importante como lo que contiene y cómo está redactado, y debe reflejar coherente.

Con pequeñas acciones puedes reafirmar la decisión de tus nuevos colaboradores de iniciar un camino en tu empresa y facilitar que imagine un futuro en ella. Un bueno proceso de inducción y cuidar hasta el último detalle del onboarding, puede ser clave en tu estrategia de retención de talento.

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Buen Onboarding

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