Copias, impresiones, anotaciones, expedientes, solicitud de vacaciones y hasta felicitaciones de cumpleaños…

Diariamente en una oficina se generan enormes cantidades de residuos de papel (hasta un 90% entre papel y cartón, para ser más precisos), que aunque a escala  individual podría parecer poco significativo, tiene un importante impacto en los gastos anuales de la organización e incluso en el medio ambiente.

Lo que llama la atención es que se trata de un tema que fácilmente podría solucionarse por medio de la tecnología.

Por fortuna, cada día cobra mayor relevancia e incluso algunas empresas han implementado políticas para su uso como parte de su compromiso social y cultura organizacional.

Datos sustentan esta información

Impacto ambiental

De acuerdo con datos de las Naciones Unidas, en México una persona gasta en promedio 55 kilogramos de papel al año, lo que significa que la población completa consume 5.6 toneladas.  

Este dato coloca a nuestro país como el  sexto lugar a nivel mundial en consumo de papel, un dato controversial por sus implicaciones medioambientales que impactan en la percepción que tanto clientes, como colaboradores y prospectos, tienen sobre una empresa, percepción que como hemos comentado en otras entras, tiene una gran relevancia.

Impacto económico

Sumado al costo medioambiental, el gasto de papel también tiene un impacto económico en el negocio.

Aunque el papel no es caro, la suma de los costos asociados al fotocopiado, impresión, almacenamiento, transporte e incluso destrucción de archivo, tiene un peso mayor dentro de las finanzas, pues se estima que equivalen a 30 veces el costo de la compra de papel.

De acuerdo con Gartner, Inc., hasta el 3% de los ingresos de una compañía se gastan en papel, impresión y costos de almacenamiento y mantenimiento de archivo.

¿Cómo reducir los residuos del papel?

Existen muchas recomendaciones que se han llevado a cabo en las empresas para minimizar su uso, aunque no necesariamente ataca el problema de raíz, entre ellas destacan:

  • Imprimir a doble cara
  • Aprovecharlo para tomar notas
  • Proveer de contenedores de reciclaje
  • Usar comunicados digitales
  • Cambiando a suscripciones digitales

Una área de oportunidad, con solución digital

Hablar de reducción de residuos de papel, es hablar también de una oportunidad para agilizar los procesos administrativos.

Si bien todos los consejos anteriores son buenos y su intención es la mejor, una verdadera acción de cambio sería la de tratar de migrar gran parte o el total del uso que se le da al papel, a medios digitales.

Del papel, al internet

Desde trabajar en proyectos compartidos, anuncios, revisiones, vistos buenos, envío y almacenamiento…

Hoy, gracias al internet, es posible almacenar información en la nube, lo que además de ser más barato, es seguro seguro y accesible.

Herramientas y funcionalidades como una red social corporativa, un expediente digital, encuestas, firmas electrónicas, solicitud de vacaciones en línea…existen soluciones para todo tipo de uso de papel.

Y si bien al principio dejar de usar papel al máximo, puede significar un cambio importante por tener que concientizar a los empleados e invertir una vez en diversas herramientas, seguro que sus beneficios a largo plazo son mayores.

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