Desde hojas de excel, libros de registro o biométricos, hasta software de relojes checadores digitales o aplicaciones para fichar… Existe una amplia variedad de métodos para llevar el control horario de los colaboradores, pero ¿cómo se puede elegir el más adecuado para las necesidades de una determinada empresa?

Aspectos a evaluar para elegir el sistema de control horario ideal

Ya sea el sector, la naturaleza del puesto de trabajo y hasta los esquemas laborales a los que se recurren, existen muchos aspectos a tener en cuenta al momento de elegir la forma ideal en la que se habrán de registrar y gestionar las horas que pasan los colaboradores realizando sus actividades.

A continuación te compartimos 5 consideraciones fundamentales que debes evaluar para poder elegir la mejor opción de control horario:

1. Perfil de tus colaboradores

Razones como la generación o el conocimiento en ciertos temas, podría dificultar el hecho de que tus colaboradores se sientan más o menos cómodos con algún método de control horario. 

Si bien siempre existen excepciones, pongamos un caso para ejemplificar este punto:

Una empresa ubicada en un lugar con difícil acceso a los medios de telecomunicación, cuyo 60% de su plantilla es generación baby boomer (nacidos entre 1946 y 1964) y no tiene mucho conocimiento ni interés en la tecnología.

En este caso, quizá debería considerar un método más tradicional porque una app de control horario podría significar un desafío para sus colaboradores, o pensar en alternativas como adquirir una tableta electrónica con acceso a internet y usarla como quiosco checador. 

También sería necesario conocer las condiciones y capacitación de quienes se encarguen de la gestión de las horas laboradas por cada colaborador.

2. Condiciones geográficas 

Retomando el punto anterior, es muy importante considerar las condiciones en las que se ubica el centro de trabajo, ya que existen métodos que dependen por completo de recursos como la luz o el internet. 

En casos muy extremos quizá sería buena idea considerar registros manuales, aunque si se trata de una empresa con un gran número de empleados, sería muy complejo. 

3. Dinámica o naturaleza de negocio

Empresas dedicadas a la promotoría o tranporte se enfrentan a la situación de que sus colaboradores pasan gran tiempo fuera del centro de trabajo o incluso el 100% de sus actividades se desarrollan en diversas ubicaciones.

En este caso, quizá un quiosco checador o un biométrico, resultarían poco útiles, pero la opción de la app móvil con geolocalización sería muy funcional. 

4. Esquemas flexibles de trabajo 

Aunque en este tipo de esquemas es recomendable centrarse en la calidad del tiempo trabajado (los resultados), más que en la cantidad, uno de los desafíos de iniciar la implementación de esquemas de trabajo flexibles es la de controlar las jornadas y horas trabajadas, más aún para los empleadores más conservadores.

En este caso también dependerán las condiciones y acuerdos entre las empresas y los colaboradores, pero en términos generales un software de control horario digital, a través de una app móvil o desde la computadora podría ser sumamente funcional para control el cumplimiento de las jornadas establecidas. 

5. Complejidad para su gestión 

Los cuatro puntos anteriores consideran en gran parte, lo fácil que pueda resultar para los colaboradores realizar sus fichajes. Éste está más encaminado a lo complejo o sencillo que sea para el área de RR.HH. gestionar el número de horas trabajadas y la verificación de la jornada laboral.

Este departamento debe considerar que el método de gestión les permita:

  • Ingresar de forma sencilla e incluso desde cualquier lugar
  • Integrarse con otros sistemas 
  • Obtener informes 
  • Mantener la información segura
  • Automatizar las incidencias para la prenómina

Otro punto a considerar, que se interrelaciona con los antes descritos sería el número de colaboradores: si la empresa no es lo suficientemente grande como para requerir la información en la nube o implicar una gestión muy compleja, podrían seguir siendo eficaz utilizar métodos más tradicionales, aunque la recomendación es siempre buscar formas de automatizar y agilizar procesos, permitiendo a los encargados dedicarse a proyectos de mayor relevancia. 

Si optas por mantener un registro manual del control de asistencia de los empleados, aquí tienes una plantilla con la que puedes realizar el registro diario:

Un alternativa para cada necesidad de control horario

El software de control horario de HolmesHR es multidispositivo, es decir que dispone de una app móvil con la que tus colaboradores pueden checar desde donde se encuentren, así como la opción de hacerlo desde la computadora o incluso en un quiosco instalado en los centros de trabajo, para el caso de esquemas tradicionales o de trabajo híbrido.

Además, tiene geolocalización, es 100% personalizable a las políticas de cada empresa y permite hacer una gestión automatizada de las incidencias, que se transfieren de manera automática a la prenómina.

Recuerda que si se hace una elección inteligente y adecuada, podrás disminuir la inversión de tiempo y recursos en actividades relacionadas al proceso y hacer su gestión de forma rápida, sencilla y sin complicaciones.

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Control Horario

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