Mantener los documentos básicos de Recursos Humanos en orden y actualizados le dará ventaja en los procesos administrativos que tenga que enfrentar tu departamento.

El departamento de Recursos Humanos es primordial para el funcionamiento de la empresa, no sólo en la selección de capital humano, sino en la tarea diaria para implementar un buen clima laboral y apoyar a los líderes a crear equipos de trabajo productivos. 

Para realizar el trabajo de esta área se necesitan ciertas herramientas que pueden facilitar los procesos, como un software especializado como HolmesHR que te ayudará a mantener la información centralizada, en orden y accesible. 

En este blog hablaremos específicamente de los documentos que son esenciales para este departamento y las ventajas que puede tener en los procesos administrativos.

Documentos administrativos

Estos documentos se utilizan con el fin de agilizar procesos administrativos y mantener en orden la información de los colaboradores, se refieren a los procesos burocráticos de recursos humanos que pueden verse involucrados con otros departamentos de la empresa, tales como:

Contratos: Los contratos de personal son un documento obligatorio en el que se especifican las tareas del empleado y los beneficios que obtendrá. Es importante mantener este documento actualizado ante los cambios y ascensos que puedan existir, sobre todo al momento de generar una baja.  

¿Qué es un contrato individual?

Nóminas: Es uno de los procesos más importantes de la organización, del que recursos humanos debe mantener registro, tales como de la prenómina y de los recibos de nómina. Este documento incluye el pago final, ya sea por mes o quincena, las horas trabajadas y cotizadas, y sirve como comprobante de los servicios prestados. 

Expediente laboral: Los expedientes laborales suelen ser individuales y en ellos encontraremos toda la información básica de nuestros colaboradores como su acta de nacimiento, documentos de registro, identificación oficial, dirección, contacto, constancias educativas, incluso los permisos otorgados así como vacaciones y nóminas. 

Documentos de gestión de empleados

Gestión de vacaciones: Puede ser a través de formatos requisitados de forma manual o de manera digital, el control de vacaciones es una forma de coordinar y registrar los días de vacaciones

Gestión de ausencias y bajas: Al igual que las vacaciones, las ausencias se deben registra, como parte de las incidencias que integran la nómina. Gran parte de los procesos van de la mano, por ello es importante mantener los documentos en orden y actualizados.

Checador laboral:  En la actualidad, conocer las jornadas laborales de los empleados no sólo se trata de los días y horarios en lo que trabaja sino también aquellos días que estarán en la oficina y aquellos en los que estarán trabajando desde casa.

Conocer la asistencia de tus colaboradores puede simplificarse con un software de RR.HH. 

Checador de asistencia

Plantillas 

En caso de que tu departamento aún use plantillas, existen diversos formatos que se deben mantener actualizados y accesibles para su uso: 

  • Plantilla de gastos para colaboradores
  • Plantilla de vacaciones 
  • Plantilla para informe de salud del personal
  • Plantilla para candidatos a un puesto
  • Plantilla para calcular el finiquito

Entre otros formatos que te ayudarán a realizar el trabajo de una forma más sencilla. 

Cómo mantener los documentos en orden 

Como hemos mencionado anteriormente, el correcto manejo de los documentos en formato físico pueden facilitar el trabajo de un departamento tan complejo como es recursos humanos, sin embargo, existen nuevas herramientas que lo harán aún más sencillo: documentos en orden, accesibles y actualizados en un sólo clic. 

Existen softwares de RR.HH. que podrán ayudarte en el proceso. En HolmesHR contamos con las herramientas necesarias para ayudarte a digitalizar estos documentos, pero también en la realización de las tareas como:

  • Gestión de vacaciones y ausencias: A través de nuestro software podrás gestionar las vacaciones y permisos de forma muy sencilla. Podrás olvidarte del papeleo con nuestra plataforma desde la que los colaboradores podrán seleccionar los días que desean ausentarse, mientras que los supervisores o el HR manager podrá autorizar o denegarlas en un clic. 

  • Prenómina: Para simplificar este proceso, HolmesHR cuenta con la herramienta de creación de prenómina, que recolecta, automatiza y almacena el registro de las incidencias de nómina, representando enormes beneficios para los responsables de RR.HH.

  • Expediente digital: Utiliza menos papel y crea el expediente de tus colaboradores en formato digital. Podrás dar o bloquear el acceso y compartir documentos de manera instantánea manteniendo la información completa. 

Te invitamos a dar el siguiente paso en tus procesos de gestión de personal. Solicita una demo con nuestros asesores y conoce más de HolmesHR.

Software gestión de RRHH

Disclaimer: la información contenida en el presente sitio web no constituye asesoramiento legal de ningún tipo por parte de DGNET Ltd (HolmesHR). Este artículo no puede ser considerado como un consejo o recomendación legal. Si desea asesoramiento legal específico sobre los temas tratados en el presente documento, deberá consultar a un abogado.