El método Kaizen es una filosofía de mejora continua aplicable a prácticamente cualquier ámbito de la vida, que se basa en la idea de que pequeñas acciones, realizadas de forma organizada y continua, pueden hacer que logremos alcanzar objetivos.

Marcas como Toyota, Honda y Sony aplican con éxito esta filosofía de origen japones en el contexto empresarial. 

Y ante los grandes retos que enfrentan las empresas en la actualidad, cada vez parece una mejor idea enfocarnos en pequeñas metas, a corto plazo para sobrellevarlas e incluso, fomentar el crecimiento futuro de las empresas.

¿Qué es el Método Kaizen?

El término Kaizen es la fusión de las palabras japonesas: “kai”, cuya traducción es cambio, y “zen”, mejor. Lo que se traduce como “mejora continua”.

El método Kaizen es un sistema de gestión de calidad desarrollado en la década de 1980 y usado actualmente en empresas como Toyota y Honda, cuya finalidad de la metodología Kaizen es aumentar la productividad a través del logro de metas y objetivos de forma gradual y continuada (es decir, sin interrupciones). ¿Cómo? eliminando las pérdidas de tiempo generadas por una mala gestión de los procesos productivos.  

La estrategia del método Kaizen se basa en proponerte hacer una tarea durante un corto tiempo y hacerla todos los días, hasta convertirla en un hábito que se mejora continuamente, bajo la filosofía: “hoy mejor que ayer, mañana mejor que hoy”.

Entre los principales beneficios del método Kaizen, destacan:

  • Eliminación de procesos repetitivos e inútiles.
  • Resolución ágil de errores y problemas.
  • Incremento de la productividad.
  • Incremento de la satisfacción y el reconocimiento de los trabajadores.
  • Aumento del compromiso y retención de colaboradores.
  • Impulso a la competitividad de la empresa.
  • Incremento de la satisfacción de los clientes.
  • Disminución de la cantidad de accidentes laborales.
  • Mejor adaptación de los procesos y la empresa misma, a los avances tecnológicos.
  • Capacidad de adaptación ante los cambios que se generan en el mercado.

Origen del método Kaizen

Tras la puesta en marcha de su metodología, en pocas décadas, las empresas japonesas se convirtieron en líderes del mercado mundial y en grandes competidores.

El método Kaizen se originó en Japón, tras la II Guerra Mundial, como respuesta a la fuerte crisis social y económica. Para promover su industria y competir con las empresas europeas y estadounidenses, el gobierno nipón impulsó las medidas de William Edwards Deming y Joseph Juran, basadas en utilizar la estadística para controlar la calidad de los procesos.

La aplicación de la filosofía Kaizen superó todas las expectativas y, en pocas décadas, las empresas japonesas se convirtieron en grandes líderes del mercado mundial.

Cinco técnicas Kaizen de fácil implementación

Esta metodología prioriza la realización de pequeños cambios cotidianos, por encima de innovaciones radicales y repentinas, por lo que aplicarla en las empresas es bastante sencillo.  

A continuación revisaremos 5 técnicas que podrás introducir en tu rutina empresarial diaria:

1. Las 5 “S”

Un ejemplo de metodología Kaizen es el que emplea Toyota en sus fábricas con el objetivo de lograr lugares de trabajo más organizados, limpios y productivos y que en occidente es llamada Just In Time (JIM) o Lean Manufacturing.

Ésta consta de 5 pasos básicos cuyos nombres en japonés inician con la “S” y que se lleva a cabo para implementar el método en las empresas:

  • Seiri I Clasificar. El primer paso es deshacerse de todo aquello que no es necesario para realizar nuestro trabajo y dejar solo lo que es útil, para ello, se deben clasificar todos los objetos. Esta es importante para asegurar el control, la limpieza y la agilidad desde cada puesto de trabajo.
  • Seiton I Organizar. Después de clasificar, toca ordenar, asignando un nombre y una ubicación fija a cada objeto/proceso.. De esta manera se minimiza el tiempo de búsqueda y seremos más productivos, ya que sabremos dónde tenemos que acudir para encontrar las herramientas necesarias.
  • Seiso I Limpiar. Mantener limpio el espacio de trabajo es clave, para ello se debe evitar la acumulación de objetos ya que esto genera más suciedad. Además, mejorando la limpieza se mejora el bienestar de los trabajadores, se reducen posibles accidentes laborales y se aumenta la calidad de los productos.
  • Seiketsu I Estandarizar. Concluidos los pasos anteriores, es momento de establecer políticas y procedimientos para que todos los colaboradores se alineen hacia la misma dirección. Este proceso facilita el trabajo, mantiene el orden y limpieza, y agiliza la toma de decisiones, además de buscar transformar los procesos en hábitos.
  • Shitsuke I Autodisciplina. Se refiere a fomentar la autodisciplina para que los trabajadores conviertan la filosofía Kaizen en hábito y apliquen las 5S en todos los ámbitos de su vida.

2. El ciclo PDCA o círculo de Deming

En la práctica, el método Kaizen se apoya en un sistema de cuatro pasos, conocido como “Círculo de Deming” por su creador Edward Deming o «Enfoque PDCA” por sus siglas en inglés:

  • Plan I Planificar. Consiste en analizar el estado actual de la empresa y fijar metas claras y alcanzables.
  • Do I Hacer. Implementar el plan definido con base en un calendario de actividades jerarquizado de acuerdo a las prioridades.
  • Check I Comprobar. Analizar el grado de cumplimiento de los objetivos para identificar ineficiencias y corregir eerrores. Entre las herramientas de comprobación más comunes destacan la ley de Pareto, checklists, métricas de rendimiento (KPIs) e incluso el uso de un software que genere gráficos e informes sobre el desempeño.
  • Act I Actuar: Aplicar las medidas correctivas correspondientes y estudiar sus resultados, a fin de crear un nuevo plan de acción, más eficiente y productivo.

3. Método de “los 5 por qué”

Este método se basa en la realización de preguntas que buscan descubrir la causa-efecto de un suceso o problema en particular. El primer «¿por qué?» va generando otro como consecuencia y así sucesivamente hasta llegar a la posible resolución.

4. Las retrospectivas

Las reuniones «stand-up» son un claro ejemplo de esta metodología ágil. El equipo hace un repaso de las tareas que ha hecho en los últimos días y el estatus de éstas y cuenta los próximos pasos, así si hay algo que se interponga en la conclusión de su tarea o algo en lo que puedan intervenir sus compañeros. 

5. El método Kanban 

Es una técnica visual que se basa en el “justo a tiempo”, es decir, proporcionar la información necesaria en el momento oportuno y no sobrecargarse con información inútil o que no necesitan compartir todavía.

El agitado ritmo de las empresas hace imperiosa la necesidad de optimizar los procesos, específicamente con relación en la gestión del capital humano y sin lugar a dudas, la tecnología es un gran aliado.

Plataformas como HolmesHR te permiten ganar tiempo e invertirlo en tareas que aporten más valor a tu empresa.

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