¿Son compatibles el teletrabajo y la NOM 035? Te damos las claves

NOM 05 teletrabajo

¿Es posible cumplir con la NOM 035 en esta situación generalizada de teletrabajo? No solo es posible, si no que esta norma puede ayudarte a que el homeoffice sea más productivo para tu empresa.

Con el aumento de casos positivos de coronavirus, el trabajo a distancia se ha intensificado. Tanto es así, que el Gobierno Mexicano ha reformado la Ley Federal del Teletrabajo. La nueva ley que regula el homeoffice entró en vigor el 12 de enero de 2021, regulando ciertos aspectos que deben figurar en el contrato laboral.

Y todavía falta mucho tiempo para que todos volvamos a la oficina. De ahí la necesidad de esta reforma de ley.

Pero hay más: la Secretaría del Trabajo y Previsión Social tiene un plazo de 18 meses a partir de la entrada en vigor de esta nueva ley (el 12 de enero de 2021) para publicar una Norma Oficial Mexicana (NOM) que rija las obligaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo para el teletrabajo.

Esta nueva NOM deberá tener en cuenta los factores ergonómicos, psicosociales y otros riesgos que pueden causar efectos adversos para los colaboradores que se desempeñen en la modalidad de teletrabajo.

Cómo aplica la NOM-035 en el caso del teletrabajo

La NOM-035 es una ley que tiene el objetivo de mejorar la salud psicosocial dentro de los centros de trabajo.

Esta norma, cuya segunda fase entró en vigor el pasado 23 de octubre, tiene el propósito de promover un entorno organizacional favorable e implementar acciones que permitan identificar, analizar y prevenir factores de riesgo psicosocial en los centros de trabajo.

Tal y como se plantea actualmente, la NOM 035 no alcanza a medir elementos concretos del homeoffice que supongan un riesgo para la salud emocional de los trabajadores. 

Como decíamos, esta norma no está pensada para evaluar el trabajo a distancia de manera específica, por eso la STPS ya trabaja en elaborar una nueva NOM que sí abarque los factores de riesgo en casa para no dejar fuera a las personas que trabajan en la modalidad de homeoffice.

El plazo para publicar la nueva NOM es de un máximo de 18 meses desde enero de 2021.

¿Tengo que aplicar entonces la NOM 035?

Entonces, ¿quiere decir esto que no estamos obligados a cumplir con la NOM 035? ¡En absoluto! La NOM 035 está ya en pleno vigor y su cumplimiento es obligatorio para todas las empresas de México.  

Que la norma no especifique ATS o Factores de Riesgo Psicosocial específicos que se puedan producir en teletrabajo, no significa que los colaboradores que están laborando a distancia no deban someterse también a los cuestionarios de la NOM 035.

Por ejemplo, imaginemos que una empresa trabaja al 100% en la modalidad de homeoffice debido al confinamiento por Covid19. Si las autoridades le piden la evidencia de la aplicación de la NOM-035 y no la tiene, podrán imponerle una multa: la empresa no puede excusarse en que la norma no especifica cómo prevenir riesgos en el modelo de teletrabajo

La NOM 035 es obligatoria, sí, pero también ventajosa para gestionar el teletrabajo

Dejemos de ver la NOM 035 únicamente como una obligación. Su cumplimiento es ventajoso para gestionar a los colaboradores que están trabajando en casa. 

La NOM 035 nos ayuda en temas estratégicos de la organización, ya que nos permite identificar deficiencias en la comunicación y en la forma en que estamos operando. 

Con el trabajo a distancia es más fácil perder el foco sobre las dificultades que están teniendo los colaboradores y esto puede impactar en nuestros números y productividad.

Llevar a cabo las buenas prácticas que contempla la norma 035 puede asegurarnos que nuestro equipo pase un nuevo confinamiento en buenas condiciones y con un mayor bienestar. Y eso afecta a su productividad. 

¿Hay prórroga para aplicar la NOM-035 por la pandemia?

Como ya hemos comentado, por el momento no se contempla ninguna prórroga para el cumplimiento de la NOM-035 debido a la pandemia.

Eso significa que su aplicación sigue vigente en los tiempos que establece la propia norma y que las medidas pueden ser inspeccionadas por las autoridades en cualquier momento. 

De hecho, hay evidencia de que inspectores de cumplimiento están llevando a cabo visitas para conocer el progreso de las gestiones. 

Por este motivo, es muy importante tener todos los protocolos adaptados a la NOM-035, a pesar de que nuestros colaboradores se encuentren en modalidad de teletrabajo.

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El Covid-19 y el estrés post-traumático

Ante una situación de pandemia como la que estamos viviendo, las personas suelen presentar temor, ansiedad, angustia y depresión. 

Según la Organización Panamericana de la Salud, en el año 2003, cuando hubo el primer brote de SARS, se informaron problemas de salud mental, que incluyeron síntomas como depresión, ansiedad o ataques de pánico, entre otros. 

Estrés y home office

Una de las acciones implementadas por los gobiernos para intentar controlar la epidemia es el confinamiento en nuestros hogares, lo que nos lleva a la necesidad de teletrabajar. Y esto trae consigo otros retos de salud. 

Los expertos aseguran que tras las primeras 72 horas de confinamiento, se describen efectos psicológicos negativos, incluso llegando al trastorno de estrés postraumático. 

El trastorno de estrés postraumático lo padecen aquellas personas que han experimentado acontecimientos de alto impacto emocional y que reviven continuamente esa situación a través de pensamientos recurrentes que impiden tener una vida normal. 

Los síntomas asociados son múltiples: problemas físicos, taquicardia, insomnio, cansancio, miedo, ansiedad, falta de concentración…

Cómo nos ayuda la NOM 035 a afrontar el estrés post-traumático

La NOM 035 obliga a identificar a los trabajadores que han vivido un ATS por motivo de trabajo. Un ATS se caracteriza por tener como consecuencia trastornos de estrés Postraumático.

Recuerda que…

Un Acontecimiento Traumático Severo es aquel acontecimiento experimentado por el colaborador durante o con motivo del trabajo, que se caracteriza por hechos o situaciones que pongan en peligro la integridad física de una o varias personas o bien la muerte, generando trastorno de estrés postraumático para quien lo sufre o presencia. Por ejemplo, caso de secuestro, asalto, accidente, tiroteo u otros hechos, como es el caso actual del Covid19.

Tener que enfrentarse al virus al acudir al puesto de trabajo a pesar del riesgo de contagio puede ser considerado un ATS, que puede generar trastorno de estrés postraumático.

Ten en cuenta la necesidad de detectar los ATS siempre que ocurran por la realización de la actividad laboral. 

La realidad actual tendrá un impacto en la salud mental de tus colaboradores y es posible que impacte en su rendimiento laboral. Tomar medidas preventivas es altamente recomendable. 

Cuáles son los factores de riesgos psicosocial que más se asocian al trabajo a distancia

Hay que tener en cuenta que el homeoffice no es tan sencillo: trabajar desde casa significa, en muchas ocasiones, tener distracciones continuas. 

Además, hay que tener en cuenta que esta modalidad ha sido impuesta para muchos empleados y no todos han logrado disfrutarla, surgiendo problemas como el burnout e incluso la depresión. 

Así pues, los factores de riesgo psicosocial pueden agudizarse para los colaboradores que se encuentran trabajando a distancia a causa de la pandemia de Covid19. 

Desde las empresas hay que entender que el trabajo remoto debe realizarse de manera estratégica y no de forma reactiva y sin planificación.

En ese sentido, la gestión del trabajo a distancia debe profesionalizarse y las empresas deben estar pendientes de los nuevos requerimientos de la fuerza laboral.

Algunos de los riesgos psicosociales en el teletrabajo son: 

  • Aislamiento físico
  • Repercusiones en la salud
  • Inseguridad sobre el futuro
  • Carga de trabajo excesiva o presión de tiempo
  • Jornadas excesivamente prolongadas
  • Reducción del apoyo por parte de la organización
  • Demandas contradictorias
  • Falta de claridad respecto a las funciones del trabajador
  • Comunicación ineficaz
  • Mala gestión de los cambios en el seno de la organización
  • Falta de apoyo por parte de la dirección o de los compañeros de trabajo
  • Desavenencias en las relaciones interpersonales
  • Acoso, agresión y violencia
  • Dificultades a la hora de combinar los compromisos laborales y personales
  • Dificultad o problemas en el uso de las tecnologías de la información y la comunicación

Como decíamos, todos estos riesgos pueden potenciarse con el teletrabajo y la NOM 035 puede ayudarnos a prevenir posibles problemas en la salud mental de nuestros equipos.

El burnout en México

El teletrabajo puede ser una experiencia que provoque burnout: de hecho, la incidencia de personas con este síndrome se incrementó del 2.7% al 5.4% entre marzo y abril de 2020, según Forbes.

Y la previsión de cara a los próximos meses es que se registre una mayor incidencia de estrés, ansiedad y otras afecciones mentales. Esto puede afectar a nuestra calidad de vida y a nuestro desempeño laboral.

Es evidente que todo esto repercute directamente en la empresa, ya que provoca la disminución del rendimiento, aumento del absentismo, aumento de accidentes y lesiones.

Según marca la NOM-035, la detección y prevención de estos riesgos psicosociales es responsabilidad de la empresa cuando estos se den por motivo del trabajo. Además, esto tendrá influencia clara en el buen funcionamiento de la actividad de la empresa y la productividad de los trabajadores.

La NOM-035 nos ayuda a prevenir posibles FRPS asociados al teletrabajo

Como ya hemos dicho, la NOM-035 proporciona herramientas para promover una cultura de empresa saludable y prevenir enfermedades mentales, con lo que puede ser nuestra aliada ante las consecuencias del Covid19 y el home office no deseado. 

De hecho, implementar la NOM-035 es más necesario que nunca y podrá ayudar a los colaboradores a tener mayor seguridad y bienestar gracias a encontrarse con:

  • Un ambiente de trabajo seguro y saludable.
  • Sentir seguridad en sus actividades.
  • Saber que su opinión se tiene en cuenta.
  • Tener comunicación con todos sus compañeros y responsables.

Plan para prevenir riesgos laborales por el homeoffice

Te recomendamos establecer un plan de prevención de riesgos laborales adaptado al homeoffice. Los protocolos de prevención son siempre una ventaja competitiva, más aún en escenarios de crisis. Son la mejor manera de cuidar la salud y el bienestar de los colaboradores. 

En el Plan de Prevención se tiene que definir paso a paso qué hacer ante la detección de un riesgo psicosocial. Tendremos que definir: 

  • ¿Cómo identificamos los riesgos psicosociales?
  • ¿Qué medidas tomará la empresa ante estos riesgos?
  • ¿Cómo se almacenará toda esta información? 
  • ¿De qué forma comunicaremos las políticas de prevención de riesgos entre los trabajadores?
  • ¿Cómo mantendremos una comunicación bidireccional con nuestros colaboradores para que puedan enviarnos sus quejas o sugerencias? 

Teniendo un plan de prevención de riesgos, podremos detectar lo antes posible cuáles son los factores de riesgo que tienen nuestros colaboradores que están trabajando desde casa y quiénes son los que están más expuestos a estos factores.

De este modo, podremos imponer medidas que eviten situaciones problemáticas. 

Medidas para proteger del estrés en el teletrabajo

¿Cómo proteger a tus colaboradores del estrés que supone el teletrabajo?

Proponemos algunos tips y medidas para que líderes de equipos y tomadores de decisión den respuesta a esta nueva realidad. 

Proteger al personal del estrés crónico implica que tendrán una mayor capacidad a la hora de cumplir con sus funciones. Comunícate con ellos, analiza su bienestar a través de encuestas, imparte formación, asegúrate que disponen del material necesario para trabajar… 

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Ejemplos de acciones para cuidar a nuestros colaboradores 

– Realizar campañas de sensibilización a los empleados:

Sensibilizar sobre la aplicación de nuestra política de prevención de riesgos relacionados con el home office. Es fundamental usar canales de difusión para que llegue a todos los colaboradores.

Identificar y gestionar las necesidades urgentes de salud mental del personal

Las guías de referencia de la NOM-035 pueden resultar de gran ayuda para identificar riesgos y detectar necesidades. 

Determinar cómo podemos brindar servicios psicosociales y de apoyo para la salud mental

Por ejemplo, a través de modalidades virtuales. Además, hay que asegurarse que los colaboradores saben que estos servicios están a su disposición. Por ejemplo, si al aplicar las guías de referencia de la NOM-035 se detecta un riesgo alto en algún colaborador que se encuentra bajo la modalidad de teletrabajo, se podría canalizar a la atención médica requerida a través de videollamada.  

Definir pautas claras para el trabajo a distancia

Hay que especificar las tareas y objetivos de cada colaborador. 

Cambio de funciones

Intentar que el personal pueda cambiar de funciones de manera periódica entre las que crean más estrés y las que causan menos estrés

Chequear al personal

Hacerlo de forma regular para verificar su bienestar. 

Promover la comunicación de problemas

Promover que nuestros colaboradores nos comuniquen si su bienestar mental empeora. Esto podemos resolverlo, por ejemplo, a través de encuestas específicas de recursos humanos.

Entorno de trabajo

Preguntar a nuestros colaboradores cómo es su entorno de trabajo. Así podremos  identificar los elementos que pueden ocasionar daños en su salud mental y prevenirlos. Por ejemplo, cómo es la iluminación de la sala en la que trabajan, qué tipo de mobiliario tienen, si cuentan con un espacio sin distracciones constantes… 

Ofrecer los materiales necesarios para realizar el trabajo

Quizás tu equipo necesita elementos como un portátil, un smartphone, un software o plataforma específica… Asegúrate de que los tengan antes de empezar el trabajo en remoto. Además, recomendamos vigilar la seguridad y protección de datos: confirma que  disponen de las herramientas que protegerán los datos personales y empresariales que deben ser privados (contraseñas o documentos).

Establecer horarios

si quieres estar seguro de que tus empleados estarán disponibles, fija las horas de inicio y fin de la jornada. Un sistema digitalizado de control horario te ayudará en este punto.  

Por otro lado, puedes establecer horarios flexibles para los trabajadores que estén directamente afectados por el coronavirus o que tengan familiares afectados. Ten en cuenta que delimitar las jornadas en estos momentos de teletrabajo contribuye además a fortalecer el cumplimiento de la NOM- 035.

Promover los descansos en el trabajo

Hemos recomendado la necesidad de establecer horarios, pero también de establecer descansos

¿Cómo podemos llevar a cabo todas estas medidas? 

  • Asegurarte de mantener una comunicación de buena calidad y de brindar actualizaciones precisas de la información a todo el personal. Para ello puedes utilizar sistemas o plataformas de comunicación bidireccional, organizar reuniones periódicas, enviar comunicados informativos… Las reuniones periódicas, por ejemplo, ayudan a mantener un equipo conectado y un sentido de comunidad, trabajando de forma remota. 
  • Reconocer al equipo: te ayudará a mantener una cultura laboral positiva y a impulsar la productividad. El reconocimiento se vuelve aún más importante en un entorno remoto.
  • Ofrecer un foro o buzón de sugerencias para permitir a los trabajadores expresar sus preocupaciones y hacer preguntas. 
  • Fomentar la participación de los colaboradores en la toma de decisiones de la empresa. Puedes lanzar encuestas o proponer el envío de ideas y propuestas a un buzón de sugerencias. 
  • Impartir capacitación a los empleados: sobre riesgos laborales, productividad en el homeoffice… Puedes organizar formaciones online a distancia. 
  • Establecer tareas con metas medibles adaptadas al nuevo sistema de trabajo. La gestión eficaz del desempeño de los trabajadores remotos requiere indicadores. Establecer KPI’s te permitirá medir tanto la productividad en términos de producción como la efectividad. 

Para todas estas acciones, una plataforma de gestión de recursos humanos como HolmesHR resulta de inmensa ayuda gracias a sus funcionalidades de: 

  • análisis de los colaboradores
  • comunicación
  • control horario
  • buzón de sugerencias
  • planes de retribución flexible

Gestión de los trabajadores y supervisión de tareas en un modelo de trabajo a distancia

Cuando se apuesta por la modalidad de teletrabajo, es necesario establecer un perfecto sistema de gestión y supervisión de tareas para potenciar al máximo la productividad. 

HolmesHR es una plataforma digital para la gestión del talento que responde a la perfección para la modalidad de trabajo a distancia.

Sus funcionalidades nos permiten tener bajo control todo lo comentado hasta el momento, tanto en gestión de riesgos relacionados con el teletrabajo como en la gestión de los colaboradores y sus tareas. 

Encuestas de la NOM-035

Las Guías de Referencia de la norma nos van a ayudar a evaluar a los colaboradores y conocer en qué situación se encuentran. 

De modo preventivo, esto resulta muy útil. Puede ser una buena vía para chequear a tus colaboradores y anticiparte ante cualquier riesgo, tomando medidas preventivas antes de que ocurra el problema.

Además, recuerda que no hay prórrogas para el cumplimiento de la NOM-035, por lo que independientemente de la situación que vivimos, tienes que cumplir la norma, según aplique en tu caso, en función del tamaño de tus centros de trabajo. 

HolmesHR cuenta con un módulo específico con los cuestionarios de la NOM-035 y da información relevante para poner solución a este riesgo, a la vez que cumple con las disposiciones de la norma.

Podrás consultar los resultados por ambiente de trabajo, factores propios de la actividad, organización del tiempo, liderazgo y relaciones.

Encuestas de clima laboral

En la misma línea que el módulo anterior, HolmesHR dispone de un módulo de encuestas de clima organizacional que nos van a ayudar a tener una correcta visión del grado de satisfacción de los colaboradores y aquello que no les gusta. Es básico para el buen funcionamiento de una organización, y con la distancia que supone el sistema de home office, realizar una escucha activa es más necesario que nunca. 

Este tipo de encuestas nos sirven para saber si las acciones de la empresa tienen un impacto positivo entre los colaboradores y cuáles son las necesidades que tienen, para poder así adoptar las medidas necesarias. 

Gestión documental

HolmesHR te permite gestionar toda la documentación de tu empresa y colaboradores. Puedes almacenar y gestionar documentos como nóminas, contratos, políticas, protocolos, onboardings, trainings… Una vez más, en la modalidad de home office, resulta todavía más importante tener toda esta información digitalizada y disponible para todas las partes. 

Red social corporativa

Mantener una comunicación fluida y constante con los colaboradores es una de las medidas clave en la gestión del equipo cuando hablamos de teletrabajo. 

Es necesario tener un medio de comunicación a nivel organizacional para favorecer la transparencia de la información. Sobre todo en tiempos de trabajo a distancia.

Para ello, en HolmesHR encontras una red social corporativa para promover la relación entre el equipo tanto horizontal como verticalmente. 

Tablón de noticias

La herramienta también dispone de un tablón de noticias donde la empresa comunica todas las novedades, comparte informaciones y mantiene al corriente a los colaboradores de cualquier información importante. 

Buzón de sugerencias

Otro punto básico en este momento: disponer de un buzón en el que los colaboradores puedan presentar cualquier consulta, queja o sugerencia de forma confidencial. Es esencial para cumplir con la promoción de un buen entorno laboral y mejorar el bienestar global de la compañía.

Dashboard con los resultados

A pesar de la distancia, hay que medir resultados. Con el dashboard de analítica de HolmesHR es posible mejorar la toma de decisiones de RRHH, gracias a su panel automatizado que te permitirá monitorizar los principales KPI’s de gestión de equipos, absentismos y clima laboral. Permite obtener reportes a tiempo real de manera automática, con información muy útil para el área de recursos humanos.

Módulo de beneficios

A través de este módulo, el colaborador conoce todo aquello que tiene disponible, todo lo que le da la organización y que forma parte de sus beneficios adicionales, es decir todo aquello que impacta en su salario emocional. Un ejemplo sería el horario flexible, acceso a centros deportivos, seguro médico, dietas, cheque guardería, etc. 

Proceso de onboarding

Esta funcionalidad personalizable de la herramienta HolmesHR permite ofrecer a los nuevos empleados una gran experiencia, incluso antes de que empiecen a trabaja.

Reloj checador

Con un sistema de control horario podremos tener una visión de las horas trabajadas, productividad y ausencias de nuestros colaboradores, a pesar de la distancia.

HolmesHR se ha convertido en la herramienta esencial para esta tarea. Desde una sola plataforma se puede controlar ausencias y vacaciones a tiempo real.

La facilidad para acceder a los datos hace que no pierdas tiempo en cálculos manuales ni en la preparación de informes. La propia plataforma facilita la exportación de los datos y de su verificación.

Disclaimer: la información contenida en el presente sitio web no constituye asesoramiento legal de ningún tipo por parte de DGNET Ltd (HolmesHR). Este artículo no puede ser considerado como un consejo o recomendación legal. Si desea asesoramiento legal específico sobre los temas tratados en el presente documento, deberá consultar a un abogado.

 

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