Llevar un registro de las entradas, salidas y ausencias de los colaboradores es una de las tareas más comunes que gestiona el departamento de Recursos Humanos y también una de las más importantes a nivel administrativo, no solo porque este proceso brinda información relevante para realizar la prenómina, sino también porque puede suponer un respaldo legal en caso de rescisión de la relación laboral.

¿Cómo ha cambiado la gestión de registro horario?

Históricamente se ha recurrido a diversas herramientas o metodologías, desde las más rudimentarias como un listado manual en el que los trabajadores registraban de puño y letra sus horarios de entrada y salida, y de no hacerlo se asumía como una ausencia, hasta su evolución hacia el reloj checador de tarjetas, el checador biométrico y hoy por hoy, los softwares de gestión de personal.

Sobre estos dos últimos —los más comunes en la actualidad— hablaremos a continuación a modo comparativo para que puedas identificar cuál es la herramienta que mejor se adapta a las necesidades de tu organización.

¿Reloj checador biométrico o Software de control horario?

Los relojes checadores biométricos constan de un dispositivo físico, cuyos registros se descargan a través de una memoria USB o se vinculan con un programa, por lo que su uso predomina en la modalidad presencial.

Un software de control horario se aloja en la nube por lo que su operación es fácil y accesible para responder a las necesidades de empresas de todo tipo, incluidas aquellas con diferentes modalidades de trabajo o sedes, e incluso aquellas con personal en campo y en centro de trabajo.

Alcance 

Reloj checador biométrico

Aunque los checadores biométricos son muy funcionales para ciertas empresas, sectores o centros de trabajo, con la proliferación del teletrabajo su alcance y particularidades comenzaron a ser un tanto insuficientes.

Hoy en día existen algunas funcionalidades adicionales como la posibilidad de utilizar reconocimiento de voz por teléfono y algunas otras que empiezan a ser útiles para las empresas con diferentes modalidades de trabajo, sin embargo su uso sigue siendo mayormente en empresas con trabajo presencial.

Software de control horario

Su principal cualidad es la flexibilidad, tanto para el registro de los colaboradores como para la recopilación, análisis y resguardo de la información, permitiendo que los colaboradores puedan checar desde diferentes dispositivos y que los ejecutivos de RR.HH. la consulten con gran facilidad.

Además al estar en la nube y ser digital, permite muchas más funcionalidades como la geolocalización, el reconocimiento facial, la personalización, la vinculación con otras funcionalidades, entre otros beneficios.

Por ejemplo, el control horario de HolmesHR es geolocalizable y multidispositivo, es decir que los colaboradores pueden checar desde una app móvil, computadora o quiosco instalado en los centros de trabajo en caso de empresas que así lo requieran o de esquemas de trabajo híbrido. Además dispone de un sistema de reconocimiento facial para eliminar el riesgo de suplantación y de la posibilidad de hacer una gestión automatizada de las incidencias

Qué aspectos debes evaluar para elegir el sistema de control horario ideal

Implementación y uso

Reloj checador biométrico

El uso de esta herramienta puede distar según la marca, funcionalidades o tipo, sin embargo en términos generales su uso implica acciones como configurar la información; guardarla en memoria USB o cargarla; registrar las huellas de cada colaborador; asignarlas manualmente; descargar el reporte de un periodo establecido y realizar el análisis correspondiente. 

Y repetir los pasos cada vez que sea necesario. Por ejemplo cuando haya nuevos colaboradores, proceso que podría tomar varias horas.

Software de control horario

En el caso del control horario digital, es necesario configurar las jornadas de acuerdo con las políticas de las empresas.

Con HolmesHR el proceso de configuración incluye elegir el tipo, días, duración, si es flexible o fijo, horarios de entrada y salida, lo que representa un esfuerzo único o esfuerzos esporádicos.

Y al momento de requerir un reporte es posible filtrar, analizar y exportarlo para consultarlo o compartirlo, además de ser posible vincularlo con el módulo de prenómina para preparar el control de incidencias.

No existe un traje hecho a la medida, la herramienta que puede ser la ideal para una empresa puede no serlo para otra, se trata de encontrar aquella que se ajuste a lo que requerimos, que brinde datos útiles y precisos y que sea amigable tanto para colaboradores, como para quienes consultarán la información.

Control Horario

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