Ya sea mensual, quincenal, catorcenal o cual sea el periodo en que se pague la nómina en tu empresa… llega el momento en que se debe recabar la información sobre las incidencias que se han presentado en cada integrante de tu plantilla y con ello un gran número de variables y trabajo manual.

Proceso que se vuelve más complejo en medida del número de colaboradores y los diferentes tipos de percepciones y deducciones….desde sueldos, esquemas de bono, o situaciones específicas como  faltas, incapacidades o prima vacacional, los encargados de realizar este proceso deben considerar particularidades de cada colaborador, lo que en ocasiones puede implicar errores.

Sin embargo, como lo abordamos en el post Prenómina: ¿qué información necesitas para prepararla?, existen softwares de RR.HH. que agilizan enormemente este proceso.

¿Qué aspectos se consideran en la automatización de la prenómina?

Hay cuatro aspectos fundamentales que hay que tener en cuenta para la realización de la prenómina. A continuación, te presentamos de qué manera puede simplificarse con Holmes:

Expediente digital

Registro de los datos personales de los colaboradores, contratos vigentes, salario actual, beneficios y compensaciones, bonos, etc. 

Con el gestor documental de Holmes te olvidas de las montañas de papeles y archiveros, ya que es posible organizar y almacenar la documentación de tus colaboradores de la forma más eficiente con expedientes digitales.

Incidencias de nómina

Aspectos como las vacaciones, incapacidades, faltas justificadas o injustificadas son necesarias para saber la cantidad de días a pagar.

Holmes te permite administrar las ausencias y vacaciones del equipo, asegurando que todos reciben sus días de descanso, sin que se vean afectados los proyectos de la empresa. Además agiliza el proceso de solicitud de ausencias, eliminando el vaivén de información entre empleado, jefe directo y HR manager.

Horas laboradas

Otros aspectos a considerar son las entradas, salidas, retardos, jornadas inconclusas u horas extra, ya que son necesarias en caso de que por políticas de la empresa, representen un ajuste en el salario. 

Con el control horario de HolmesHR tus colaboradores podrán registrar sus entradas, salidas y pausas de forma sencilla y a ti te permitirá configurar cuantas jornadas sean necesarias, asignar a los colaboradores correspondientes y recibir reportes.

Envío de la nómina

El gestor documental de Holmes también te permitirá realizar la carga masiva de la nómina y el envío correspondiente a cada uno de tus colaboradores, manteniendo el registro de envío, fecha y constancia de recibido, en caso de requerirse en una revisión o auditoría. 

Con el módulo de prenómina de Holmes, toda la información centralizada

Toda esta información necesaria para realizar la prenómina se centraliza en el módulo de Prenómina de HolmesHR. Se trata de una funcionalidad diseñada especialmente para agilizar el proceso de preparatoria de la nómina.

De manera automática, Holmes agrupa toda la información necesaria registrada en otros módulos de la plataforma (reloj checador, gestor de vacaciones, ausencias, expediente digital…) y la presenta de manera clara y centralizada.

De esta manera, se terminan los procesos repetitivos de traspasar, copiar y duplicar información cada vez que tengas que preparar la información de la prenómina. Automatizando este proceso, las ventajas son múltiples.

Ventajas de automatizar la prenómina con HolmesHR

Realizar la prenómina trae consigo beneficios como comprobar, validar o modificar el monto a pagar, previo a las retenciones…

Realizarla de forma automatizada con Holmes implica ventajas como:

  • Agilizar la recolección de datos.
  • Obtener información actualizada.
  • Reducir errores, omisiones o intercambio de información.
  • Almacenar y concentrar los datos.
  • Visualizar información por persona o por equipo.
  • Mantener la seguridad de la información.
  • Controlar quién accede o modifica la información.
  • Llevar un registro histórico sobre envío, fecha y constancia de recibido.

HolmesHR cuenta con el módulo de prenómina y varios otros, que facilitan el trabajo a los departamentos de recursos humanos, ahorrándoles tiempo y costos en los procesos diarios de gestión de personal, así como permitiéndoles desarrollar nuevas estrategias en beneficios de la retención de talento.

Prenómina

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