Cómo implementar el teletrabajo en tu empresa de forma productiva

Cómo implementar el teletrabajo de forma efectiva

Ahora que el home office ya está contemplado en la ley, es más importante que nunca saber cómo implementar el teletrabajo para que cumpla con las normas de trabajo mexicanas.

La ley mexicana ya regula el teletrabajo

El pasado 12 de enero de 2021, entró en vigor la nueva ley de teletrabajo promulgada el Ejecutivo Federal Mexicano, que establece determinadas obligaciones para los patrones a la hora de fijar la modalidad de homeoffice entre sus empleados.

Algunas de las disposiciones de esta nueva ley del teletrabajo fijan que:

  • Se debe establecer por contrato escrito que la modalidad de trabajo será el homeoffice.
  • Debe otorgarse el mismo salario y prestaciones.
  • Es obligatorio espetar el derecho a la desconexión al término de la jornada laboral.
  • El patrón debe asumir los costos derivados del trabajo en cuanto a servicios de telecomunicación y parte de la electricidad.

Con esta ley, quiere ponerse un poco de orden en la manera de implementar el teletrabajo en México.

Una nueva NOM para el teletrabajo

Además, la STPS prepara una nueva Norma Oficial Mexicana (NOM) que rija las obligaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo para el teletrabajo.

Esta NOM deberá tener en cuenta los factores ergonómicos, psicosociales y otros riesgos que pueden causar efectos adversos para las personas trabajadoras que se desempeñen en la modalidad de teletrabajo.

Y en la práctica, ¿cómo implementar el teletrabajo de forma productiva?

Durante el pasado año, las empresas tuvieron que adaptarse a este nuevo escenario para poder mantener su actividad a pesar del confinamiento y las cuarentenas por el coronavirus. Ahora contamos con esta reforma de la Ley del Teletrabajo que regula ciertos aspectos. A la espera de que la STPS publique también la NOM de seguirdad y salud en el home office, pueden surgir dudas sobre los efectos y los costes de aplicar esta modalidad de trabajo remoto.

Y también puede surgir la preocupación de cómo implementar el teletrabajo de forma efectiva. Porque, ¿crees que es posible mantener la productividad en el trabajo en remoto? La respuesta es sí y te damos algunas claves para ello.

Qué hacer desde el área de Recursos Humanos para implementar el teletrabajo y ser más productivos

Teniendo en cuenta la distancia que supone el home office, ¿cómo pueden las áreas de RRHH cumplir con sus metas de equipo, cuidar el bienestar de cada uno de sus colaboradores y realizar una gestión efectiva de los procesos internos y estrategias de fidelización?

Son muchas las herramientas que existen para poder implementar el teletrabajo de forma efectiva. Y no es un secreto para nadie que la tecnología te ayuda a gestionar el trabajo en remoto.

Asimismo, para conseguir la máxima productividad en el trabajo a distancia también hay aspectos clave a los que tenemos que prestar especial atención.

Son muchos los patrones que se plantean adoptar la modalidad de trabajo en remoto de manera definitiva.

Define una estrategia para el home office

Antes de nada, define tu estrategia. Un programa de implementación de homeoffice para los trabajadores tiene tres puntos clave: estructura, procesos y análisis de los resultados.

  1. Estructura: el equipo directivo desempeña un papel importante en la definición, gestión y apoyo de la implementación del programa. El responsable debe establecer las líneas básicas (objetivos por equipo/departamento, tareas y tiempos de cumplimiento) e informes sobre la marcha de dicho programa.
  2. Procesos: Resulta imprescindible definir claramente las condiciones necesarias para desarrollar las tareas y conseguir los objetivos. Por ejemplo, horario de entrada y salida, definición de la flexibilidad del horario, programas y herramientas a utilizar, reuniones periódicas agendadas, etc.
  3. Resultados: Lo que no se mide no vale la pena realizarlo. Es fundamental delimitar previamente los KPIs que te ayuden a evaluar los resultados, el grado de cumplimiento y las modificaciones necesarias al programa de Home Office. Lo difícil es localizar el qué y el cómo realizar la medición; ello variará según la naturaleza de cada actividad.

En este punto, cabe recalcar que en una organización es tan importante el equipo directivo como el conjunto de las personas que permiten que una empresa tenga éxito.

Por ello, al implementar un programa de home office es importante conocer de primera mano no solo los resultados, sino también cómo lo están implementando los colaboradores.

Consejos para implementar el teletrabajo de forma efectiva

¿Cuáles son esos consejos básicos que nos permitirán implementar el teletrabajo de manera altamente productiva?

  • Define bien los roles de cada trabajador y establece metas y objetivos medibles y claros: para mantener la productividad, los colaboradores deben tener claras sus roles, tareas y objetivos. 

  • Mantén una comunicación fluida, constante y bidireccional: establece canales de comunicación donde estar en contacto con los equipo, manteniendo siempre actualizados a tus colaboradores. 

  • Ten un buzón de sugerencias: establece un lugar, bien identificado, en el que los colaboradores puedan hacer sus sugerencias o quejas.

  • Potencia la comunicación entre el equipo: puedes hacerlo con dinámicas de grupo, reuniones de departamento, llamadas grupales… Evita la sensación de aislamiento que pueden tener los trabajadores a causa del confinamiento.

  • Investiga cómo es el entorno de trabajo de tus colaboradores: es clave que los colaboradores dispongan de espacios cómodos, con luz, sin distracciones… Esto repercutirá en su salud física y mental.

  • Vigila la salud mental y emocional de tus colaboradores: realizar encuestas puede ayudarte. También es recomendable proponer actividades de grupo y mantener una buen comunicación.

  • Asegúrate de suministrar todo lo necesario para el trabajo: equipamiento tecnológico, software, programas informáticos… Tus colaboradores tienen que tener desde el primer momento todo lo que necesitan para realizar su trabajo.

  • Controla los horarios: conocer los horarios de los colaboradores te permitirá mantener el control de asistencias. Asegúrate también que realizan sus descansos. Así evitaremos riesgos por sobrecarga de trabajo. 

  • Imparte formación: mantén actualizado al equipo con capacitaciones sobre cómo ser productivos en el home office o con formaciones específicas relacionadas con sus tareas.

Todos estos aspectos ayudarán a mantener a tus colaboradores motivados y comprometidos con la empresa. ¿Consecuencia? Mayor PRODUCTIVIDAD.

Employee experience y home office

En realidad, todos estos consejos pueden resumirse en el siguiente concepto: employee experience.

¿Pero cómo podemos generar una buena experiencia en nuestros colaboradores si trabajamos a distancia? Todos sabemos de la importancia de mantener la motivación y el compromiso entre nuestros colaboradores. Es esencial para retenerles y fidelizarles en nuestra organización y, a su vez, para lograr una buena productividad y mantener un ratio de eficiencia.

Y trabajando en remoto también es posible. ¿Cómo? ¡Transformación digital!

Con las herramientas adecuadas, puedes mantener la retención, utilizar estrategias de fidelización y, sobre todo, mejorar la comunicación entre los colaboradores y la empresa, tan importante especialmente en el contexto actual.

Sin duda es importante disponer de varias herramientas efectivas que te permitan digitalizar de manera remota esa experiencia para los colaboradores y lograr ese teletrabajo productivo que tanto buscamos.. Adaptación. ¡Esa es la clave!

Los momentos de crisis pueden servir para fomentar la participación, ser creativos y dar como resultado un sentimiento de pertenencia hacia la empresa.

Herramientas para gestionar el home office de manera eficiente

Como decimos, existen numerosas herramientas tecnológicas que pueden ayudarnos a implementar el teletrabajo de forma efectiva. Veamos algunas propuestas que tienes a tu alcance y que pueden ayudarte en la gestión de tus equipos que trabajan en remoto.

Herramientas para la productividad…

Herramientas que nos ayudan a gestionar las tareas y mantener la productividad:

  • Focus Booster
  • Things 3
  • Quip
  • Todoist
  • Trello
  • OmniFocus
  • Wunderlist
  • Buffer
  • Zapier
  • Slack

Para el control de las pausas y los descansos

Hay que ser productivos, sí, pero para eso también es básico el descanso. Existen herramientas que te permiten controlar las pausas a través de la meditación, música relajante, técnicas de respiración, colorear, entre otras, nos permitirán reducir el estrés, despejar la mente y recargar energías.

Aquí van algunas aplicaciones para los descansos guiados:

  • Tayasui Color
  • Aura: Mindfulness & happiness
  • Breathe2relax
  • Gravilux
  • White Noise Lite
  • Prune
  • Intimind
  • Smiling Mind

Herramientas para la administración del tiempo…

Tener una administración y medición efectiva del tiempo nos permitirá ser más eficientes y productivos.  Estas son algunas aplicaciones para administrar el tiempo de manera eficiente:

  • Week plan
  • Weekies
  • GQueues
  • Toggl
  • RescueTime
  • Doris
  • Pomodoro

¿Y para gestionar al equipo incluso en la distancia? Software para RRHH

Para los departamentos de recursos humanos, tenemos herramientas específicas que aportan numerosas funcionalidades para todas las tareas relacionadas con la gestión del equipo, el control horario, la comunicación y la retención del talento.

Herramientas que nos permiten, de manera integral, crear una experiencia única en los colaboradores. Y todo de manera automatizada y digital: el departamento de recursos humanos puede automatizar prácticamente todas estas tareas desde una única suite.

Es el caso de HolmesHR, plataforma de RRHH que permite a las pymes digitalizar la gestión de los recursos humanos, mejorando la comunicación con sus colaboradores, aumentando su rendimiento e incrementando la retención del talento.

Te contamos las principales funcionalidades de HolmesHR, que resultan de gran ayuda a la hora de implementar el teletrabajo de forma efectiva:

Red Social Corporativa

Mantenerse conectado ayuda a sentirse más cerca. Al contar con una red social corporativa interna, se fomenta la comunicación. Este espacio te permite compartir noticias, anunciar eventos o cambios de fecha y difundir información relevante del sector.

Además, los colaboradores también pueden compartir noticias de su departamento, ideas interesantes e interactuar con el resto de publicaciones.

Esta red social también puede servir para realizar el reconocimiento a algún departamento o colaborador. Aunque este sea un momento excepcional, no se debe dejar de reconocer el trabajo de tu equipo.

Buzón de sugerencias

También debes garantizar un canal en el cual los colaboradores puedan plantear sugerencias para mejorar su experiencia. En este sentido, el buzón de sugerencias permite a la empresa escuchar qué necesitan ellos y qué ideas aportan para mejorar el bienestar de la compañía.

Así, este buzón ayuda a promover la cultura de la felicidad.

Encuestas

Cada colaborador es un mundo diferente y no todos son tan abiertos para opinar en el buzón de sugerencias. Las encuestas de clima laboral te permiten conocer puntualmente el sentimiento, perspectiva o postura de los trabajadores sobre temas específicos, con el fin de comprobar que las estrategias utilizadas sean acordes con el sentir común del equipo. De este modo, se tomarán decisiones más acertadas y en menos tiempo.

Control horario

Un aspecto esencial para implementar el teletrabajo es el control horario a distancia. En este momento en el que todas aquellas empresas que se lo pueden permitir trabajan mediante home office, disponer de una herramienta sencilla que facilite el control horario es básico.

De esta manera, los colaboradores con su código pueden ellos mismos, desde casa, validar no solo sus vacaciones, sino también sus horas de entradas y salidas y sus visitas al médico.

Este control horario incorporado en HolmesHR puede hacer geolocalización a través del celular o computador.

Además, el gestor puede generar informes de manera inmediata, por trabajador y/o por departamentos, sobre las horas de producción de las personas que laboran en la empresa.

Esta funcionalidad también incorpora la asignación de proyectos y subproyectos y el número de horas para realizarlo. Con toda esta información la empresa puede saber cuántas horas se dedican a cada proyecto y calcular la rentabilidad.

Todas estas funcionalidades te ayudarán a generar, potenciar y mantener el compromiso que los colaboradores tienen con la compañía.

Revisión de la implementación del teletrabajo

Pero esto no queda aquí. No se trata tan solo de realizar acciones, sino también de evaluar resultados y ver su efectividad. Porque lo que no se puede medir no se puede controlar.

Para evaluar la efectividad de los procesos, se pueden aplicar ciertas funcionalidades de la plataforma HolmesHR que te ayudan a analizar de manera real y cuantificable los resultados. La herramienta te permite tener una visión tanto visión como detallada de todos los aspectos relativos a tus trabajadores: resultados de las encuestas de satisfacción y de clima, resumen de ausencias, asistencias y control horario, quejas y sugerencias que realicen… HolmesHR realiza reportes de manera automatizada y en tiempo real para ayudar en la toma de decisiones.

¿Todos los equipos de trabajo están satisfechos con el home office?

Pero, ¿están tus equipos satisfechos con todas las medidas que está tomando la empresa para implantar el teletrabajo? ¿cómo medimos esa satisfacción?

Para responder a estas y muchas preguntas más, las encuestas de opinión ayudarán a identificar no solo qué se está haciendo bien, sino también a detectar cuáles son esas oportunidades de mejora sobre las cuales se deben realizar ajustes.

Aquí la tecnología para las encuestas sirve de apoyo. Se puede precargar la encuesta, establecer el envío de notificaciones y recordatorios, obtener informes completos de resultados con gráficos y estadísticas y, por tanto, tomar decisiones más certeras.

También se puede evaluar las competencias de los empleados en cuanto a la realización del teletrabajo. En estas habilidades se requieren 3 competencias fundamentales:

  • Tecnológicas: Uso de herramientas, programas, etc.
  • Autogestión: Planificación, organización y control del tiempo, y ejecución de tareas
  • Comunicación: Efectividad en la comunicación no presencial para el desarrollo del trabajo.

Contar con un completo dashboard gracias al cual se puedan interpretar rápidamente los KPI’s sin duda te ayudará a realizar tu gestión.

Esta funcionalidad te brinda analítica core sobre los equipos sobre sus niveles de ausentismo y su satisfacción, así como sobre su nivel de engagement y uso del software.

Además, brinda mayor autonomía a managers y responsables de las áreas. Desde HolmesHR, toda esta información puede ser descargada en reportes de Excel.

Beneficios del home office

La ejecución de un buen home office permitirá una buen productividad en tu empresa, además de generar una buena experiencia. Todo esto facilitará que alcances los resultados deseados.

Utilizando una herramienta digitalizada como HolmesHR, conseguirás claros beneficios en la implantación del trabajo en remoto:

  • Ahorra tiempos y costos para tu compañía.
  • Mejora la comunicación interna.
  • Incrementa la satisfacción de tus colaboradores.
  • Mejora la toma de decisiones.
  • Aumenta la retención.

¿Te gustaría poder obtener estos beneficios? Gracias a HolmesHR, puedes acceder a estas funcionalidades para que las estrategias implementadas, incluso con teletrabajo de por medio, sean efectivas.

Disclaimer: la información contenida en el presente sitio web no constituye asesoramiento legal de ningún tipo por parte de DGNET Ltd (HolmesHR). Este artículo no puede ser considerado como un consejo o recomendación legal. Si desea asesoramiento legal específico sobre los temas tratados en el presente documento, deberá consultar a un abogado.

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