Ahora que el home office ya está contemplado en la ley, es más importante que nunca saber cómo implementar el teletrabajo para que cumpla con las normas de trabajo mexicanas.

La ley mexicana ya regula el teletrabajo

El pasado 12 de enero de 2021, entró en vigor la nueva ley de teletrabajo promulgada el Ejecutivo Federal, que establece determinadas obligaciones para los patrones, tales como:

  • Establecer por contrato escrito que la modalidad de trabajo será el home office.
  • Proporcionar, instalar y dar mantenimiento de los equipos necesarios (computadoras, sillas, impresoras, etc.).
  • Recibir oportunamente el trabajo y pagar los salarios en la forma y fechas estipuladas.
  • Asumir el pago de servicios de telecomunicación y la parte proporcional de electricidad.
  • Llevar registro de los insumos entregados a los colaboradores.
  • Implementar mecanismos que preserven la seguridad de la información y datos utilizados.
  • Respetar el derecho a la desconexión de los trabajadores al término de la jornada laboral.
  • Inscribir a las trabajadores al régimen obligatorio de la seguridad social.
  • Establecer los mecanismos de capacitación y asesoría para garantizar la adaptación, aprendizaje y uso adecuado de las tecnologías.

Con esta ley, se busca poner un poco de orden en la manera de implementar el teletrabajo en México.

¿Son compatibles el teletrabajo y la NOM 035? Te damos las claves

Y en la práctica,
¿cómo implementar el teletrabajo de forma productiva?

Teniendo en cuenta la distancia que supone el home office, ¿cómo pueden las áreas de RR.HH. cumplir con sus metas, cuidar el bienestar de cada uno de sus colaboradores y realizar una gestión efectiva de los procesos internos y estrategias de fidelización?

Te compartimos 10 consideraciones fundamentales para que la instauración de este o cualquier tipo de esquema de trabajo flexible, sean todo un éxito, que además dan respuestas concretas a cada una de las obligaciones que la reforma en materia de teletrabajo señala para las empresas:

1. Pacta las condiciones de teletrabajo

Evita malos entendidos estableciendo reglas claras y formalízalas como políticas. Recuerda incluir aspectos como:

  • Condiciones generales sobre jornadas, horario y ubicación.
  • Procedimientos y métodos de trabajo, comunicación y reporte de resultados.
  • Condiciones mínimas del espacio de trabajo.
  • Forma en qué la empresa evaluará los riesgos laborales.
  • Equipos y herramientas que otorgará la empresa (computadora, teléfono, papelería, etc.).
  • Pago de costos derivados del trabajo (mobiliario, luz, teléfono, internet, etc.)
  • Responsabilidades respecto a la protección de datos y políticas de ciberseguridad.
  • Casos de incumplimiento en los que aplicaría la suspensión del esquema flexible.

Este acuerdo deberá estar por escrito y firmado por ambas partes, e incluirse en el contrato de trabajo.

2. Define objetivos cuantificables

En los esquemas laborales flexibles una de las recomendaciones más importantes es centrarse en los resultados, más que en el tiempo que toma alcanzarlos.

Elige los indicadores de desempeño que sean realistas y cuantificables, para que puedas valorar la productividad de tus colaboradores. 

3. Brinda al personal la formación necesaria

De acuerdo con la ley en materia de Teletrabajo, es obligación del patrón establecer los mecanismos de capacitación y asesoría necesarios para garantizar la adaptación, aprendizaje y el uso adecuado de las tecnologías de la información.  Es decir que debe asegurarse de que sus trabajadores estén preparados para desempeñar sus labores a distancia.

4. Proporciona el equipo y herramientas indispensables

Otra responsabilidades es la de proporcionar, instalar y encargarse del mantenimiento de los equipos necesarios para el teletrabajo como equipo de cómputo, sillas ergonómicas, impresoras, teléfonos móviles, licencias, entre otros.

Recuerda que además las empresas deben llevar registro de los insumos entregados a los empleados en cumplimiento a las disposiciones establecidas por la STPS, y que también deberá asumir los costos derivados del trabajo, incluyendo, en su caso, el pago de servicios de telecomunicación y la parte proporcional de electricidad.

5. Administra los horarios

El hecho de no estar reunidos puede suponer un desafío para controlar el cumplimiento de los horarios y jornadas laborales, más aún para los empleadores más conservadores.

Afortunadamente, hoy en día existen herramientas que permiten tener este aspecto bajo control, sin la necesidad de asistir físicamente a un sitio.

6. Establece medios de comunicación

Asegurar la comunicación con los colaboradores que se encuentran trabajando a distancia, ha sido uno de los principales retos para las empresas.

Por ello, un aspecto fundamental es implementar medios que permitan la comunicación constante y bidireccional, tanto para permanecer informados sobre los proyectos conjuntos, como para reforzar las relaciones entre los miembros del equipo. Asimismo, se debe establecer los horarios y periodicidad de las reuniones.

7. Implementa herramientas de gestión de la productividad

Para llevar un correcto seguimiento de las tareas y los resultados del colaborador a distancia es necesario establecer herramientas de control, y como mencionamos al inicio queden especificadas previamente.

Estas herramientas deberán correr por parte del empleador y quedar de común acuerdo con respecto a su uso.

8. Supervisión periódica

Para que la gestión de la productividad funcione, es recomendable establecer dinámicas en las que se pueda hablar de estos indicadores, ya sea uno a uno, o en equipo.

Además de revisar el rendimiento personal, esto es muy útil para saber si el colaborador requiere algo para realizar correctamente sus funciones, ya sea alguna herramientas o formación, si requiere apoyo de otra área, compañero o del líder mismo, e incluso identificar si está teniendo problemas emocionales que repercuten en su motivación y desempeño.

9. Preserva la seguridad de la información

Los trabajadores a distancia requieren acceder a datos de la compañía para desempeñar su labor, por ello es necesario considerar opciones como el uso de una conexión VPN para prevenir cualquier posibilidad de que se vulnere la información.

10. Respeta el derecho a la desconexión 

Con el objetivo de garantizar el respeto al tiempo de descanso de los trabajadores, se agregó al art. 68 bis a la LFT el derecho a desconectarse del trabajo y abstenerse de participar en comunicaciones relacionadas con éste, como correos y mensajes electrónicos, llamadas u otras, durante horas no laborales. 

Como empleador deberás establecer acciones de sensibilización sobre el uso razonable de las herramientas tecnológicas, a fin de evitar el riesgo de fatiga u otros problemas de salud. Y desarrollar mecanismos para prevenir y sancionar los actos hostiles que puedan suscitarse cuando el trabajador ejerza su derecho a la desconexión digital.

🚩 Recurso Extra: Checklist descargable

Descarga esta lista de 10 tips para implementar el teletrabajo para tenerla a la mano siempre que la necesites:

Employee experience y home office

¿Cómo podemos generar una buena experiencia en nuestros colaboradores si trabajamos a distancia?

Todos sabemos de la importancia de mantener la motivación y el compromiso entre nuestros colaboradores, tanto para asegurar su permanencia y generar fidelización, como para lograr una buena productividad y mantener un ratio de eficiencia.

Y trabajando en remoto también es posible. ¿Cómo? ¡Transformación digital!

Con las herramientas adecuadas, puedes implementar tu estrategia de employee experience: mantener la retención, utilizar estrategias de fidelización y, sobre todo, mejorar la comunicación entre los colaboradores y la empresa, tan importante especialmente en el contexto actual.

Sin duda es fundamental disponer de varias herramientas efectivas que te permitan digitalizar de manera remota esa experiencia para los colaboradores y lograr ese teletrabajo productivo que tanto buscamos. Adaptación. ¡Esa es la clave!

Los momentos de crisis pueden servir para fomentar la participación, ser creativos y dar como resultado un sentimiento de pertenencia hacia la empresa.

Gestiona al equipo incluso en la distancia
con un Software de RR.HH.

Para los departamentos de recursos humanos, existen herramientas específicas que aportan numerosas funcionalidades para todas las tareas relacionadas con la gestión del equipo, el control horario, la comunicación y la retención del talento.

Herramientas que nos permiten, de manera integral, crear una experiencia única en los colaboradores. Y todo de manera automatizada y digital: el departamento de RR.HH. puede automatizar prácticamente todas estas tareas desde una única suite.

Tal es el caso de HolmesHR, cuya principales funcionalidades resultan de gran ayuda a la hora de implementar el teletrabajo de forma efectiva:

Red Social Corporativa

Mantenerse conectado ayuda a sentirse más cerca. Con una red social corporativa interna, se fomenta la comunicación, permitiendo compartir noticias, anunciar eventos, reconocer a algún colaborador y difundir información relevante del sector.

Además, los colaboradores también pueden compartir noticias de su departamento, ideas interesantes e interactuar con el resto de publicaciones.

Control horario

Un aspecto esencial para implementar el teletrabajo, es disponer de una herramienta sencilla que facilite el control horario.

HolmesHR es multidispositivo, es decir, dispone de una app móvil con la que tus colaboradores pueden checar desde donde se encuentren, así como la opción de hacerlo desde la computadora o incluso en un quiosco instalado en los centros de trabajo, para el caso de esquemas de trabajo híbrido.

Además, el gestor puede generar informes de manera inmediata, por trabajador y/o por departamento, sobre las horas de producción de los trabajadores.

Revisión de la implementación del teletrabajo

Pero esto no queda aquí. No se trata tan solo de realizar acciones, sino también de evaluar resultados y ver su efectividad.

Para evaluarla, se pueden aplicar otras funcionalidades de HolmesHR que permiten ser el vinculo entre la empresa y el colaborador, e incluso obtener reportes automáticos y en tiempo real, que ayudan en la toma de decisiones.

Buzón de sugerencias

Se trata de un canal en el cual los colaboradores puedan plantear sugerencias para mejorar su experiencia y conocer qué necesitan y qué ideas aportan para mejorar el bienestar de la compañía, ayudando a promover la cultura de la felicidad.

Encuestas

Cada colaborador es un mundo diferente y no todos son tan abiertos para opinar en el buzón de sugerencias. Las encuestas de recursos humanos te permiten conocer puntualmente el sentimiento, perspectiva o postura de los trabajadores sobre temas específicos, con el fin de comprobar que las estrategias utilizadas sean acordes con el sentir común. De este modo, se tomarán decisiones más acertadas y en menos tiempo.

Con esta función podrás incluso determinar si tu plantilla esta o no satisfecha con el home office y al forma en cómo lo has implementado.

Además, brinda mayor autonomía a managers y responsables de las áreas. Desde HolmesHR, toda esta información puede ser descargada en reportes de Excel.

Beneficios del home office

La ejecución de un buen home office permitirá una buen productividad en tu empresa, además de generar una buena experiencia. Todo esto facilitará que alcances los resultados deseados.

Utilizando una herramienta digitalizada como HolmesHR, conseguirás claros beneficios en la implantación del trabajo en remoto:

  • Ahorra tiempos y costos para tu compañía.
  • Mejora la comunicación interna.
  • Incrementa la satisfacción de tus colaboradores.
  • Mejora la toma de decisiones.
  • Aumenta la retención.

¿Te gustaría poder obtener estos beneficios? Gracias a HolmesHR, puedes acceder a estas funcionalidades para que las estrategias implementadas, incluso con teletrabajo de por medio, sean efectivas.

Rotación de personal con un Software RRHH

Disclaimer: la información contenida en el presente sitio web no constituye asesoramiento legal de ningún tipo por parte de DGNET Ltd (HolmesHR). Este artículo no puede ser considerado como un consejo o recomendación legal. Si desea asesoramiento legal específico sobre los temas tratados en el presente documento, deberá consultar a un abogado.