Monitorear los activos de una empresa permite identificar quién cuenta con determinadas herramientas y quién no, así como darles mantenimiento a fin de alargar su vida útil, optimizar costos, o en su caso reemplazarlas, para estar seguros de que cada colaborador cuenta con lo necesario para la ejecución óptima de sus labores, tal como lo señala la ley. 

¿Qué son los activos?

Los activos de una empresa son los bienes, derechos, valores o recursos de los que es propietaria una compañía, por ejemplo, muebles, oficinas, construcciones, maquinaria, equipos informáticos y vehículos, entre otros. También se consideran activos las inversiones, títulos o bonos cuyos beneficios se proyectan a medio o largo plazo. 

Y aunque no se traducen en liquidez, son elementos patrimoniales.

¿Qué es la gestión de activos?

La norma ISO 55000, define a la gestión de activos como: “La coordinación de las actividades de una organización para crear valor a través de sus activos”.

Es decir que podríamos definirla como el monitoreo del ciclo de vida de los bienes de una empresa y la administración de su asignación, uso o explotación, mantenimiento o reparación, y reemplazo.

Su objetivo es maximizar su  aprovechamiento, extender su vida útil, reducir costos, dar soporte a la cadena de suministro y mejorar el retorno de inversión.

Beneficios de la gestión de activos 

La gestión de activos permite a las organizaciones supervisar sus equipos, herramientas o cualquier bien que posea, evaluar su estado y mantenerse al tanto de que sigan en buen funcionamiento. 

De esta manera, minimizan la pérdida de inventario, las fallas de los equipos y el tiempo de inactividad, y mejoran el valor de la vida útil de un activo.

Al utilizar un sistema de gestión de activos, las organizaciones pueden:

  • Realizar una planificación financiera más eficiente.
  • Rastrear y realizar un seguimiento de activos (saber qué colaborador tiene qué herramienta).
  • Supervisar equipos y maquinaria en varias ubicaciones (especialmente empresas con diferentes sedes).
  • Reducir los costos de mantenimiento.
  • Mejorar la eficiencia operacional.
  • Mantener un registro de activos entregados, en desuso, robados o perdidos.
  • Aumentar la disponibilidad de activos.
  • Mejorar la toma de decisiones (ej. nuevas adquisiciones, inversiones, etc.)
  • Cumplimiento de los procedimientos y normas técnicas.

¿Por qué es importante la gestión de activos fijos?

Los activos pueden representar gran parte del valor neto de una empresa, algunas incluso tienen hasta el 40% de su inversión destinada a la compra de equipos y vehículos.

Por ello, cuanto mejor y más eficaz sea la gestión de activos, mayores serán las posibilidades de maximizar el valor de esas inversiones. 

Sin la gestión de activos, una organización puede experimentar:

  • Tiempo de inactividad no planificado
  • Fallas de equipos
  • Equipo extraviado 
  • Incumplimiento de regulaciones legales 
  • Baja calidad de los productos o servicios brindados
  • Pérdidas económicas por reparaciones o reemplazos tardíos. 
  • Afectaciones a la satisfacción de los colaboradores, clientes o reputación comercial.

¿Qué dice la ley en México?

De acuerdo con el artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo, inciso III, es obligación del patrón proporcionar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales necesarios para la ejecución del trabajo, debiendo ser de buena calidad, en buen estado y reponerlos cuando dejen de ser eficientes, siempre que aquéllos no se hayan comprometido a usar herramienta propia. 

En el caso del trabajo a domicilio, el artículo 320 menciona que los patrones están obligados a llevar un Libro de registro en el que conste información sobre los materiales y útiles que en cada ocasión se proporcionen al trabajador, valor de los mismos y forma de pago de los objetos perdidos o deteriorados por culpa del trabajador. Los libros estarán permanentemente a disposición de la Inspección del Trabajo.

Mientras que otra obligación especial de los patrones de acuerdo con el artículo 324 es la de proporcionar los materiales y útiles de trabajo en las fechas y horas convenidos.

Digitaliza la gestión de activos con HolmesHR

La gestión de activos no es tarea fácil, más aún cuando una organización posee y brinda muchas herramientas, cuando tiene diferentes centros de trabajo o un gran número de colaboradores. 

Para facilitar este proceso, existen softwares de gestión de activos que permiten supervisar todos los activos, organizar el inventario, obtener información en tiempo real, planificar y supervisar las operaciones de mantenimiento.

HolmesHR te permite registrar todas tus herramientas de trabajo para controlar su ciclo de vida y anticiparte a las necesidades de todos los departamentos, además de:

  • Supervisar el mantenimiento de tus herramientas de forma siempre actualizada.
  • Tener los costos bajo control.
  • Identificar los activos que tiene cada colaborador.
  • Consultar el histórico de tu catálogo de equipos.
  • Recibir notificaciones cuando se acerque su fecha de renovación o caducidad.
  • Evitar compras innecesarias.

Además, Holmes te permite gestionar las salas y organizar el uso de los espacios en tus centros de trabajo. Los colaboradores sabrán qué espacios de trabajo tienen disponibles para sus juntas, podrán reservarlas rápidamente y evitar conflictos

Las organizaciones deben considerar el seguimiento, análisis y evaluación de sus activos como un básico que les ayudará a optimizar la toma de decisiones sobre planificación y adquisición de nuevas herramientas. Si te gustaría conocer de qué forma puede ayudarte HolmesHR, solicita una demo personalizada 👇

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