Para las empresas, la gestión documental es fundamental para su productividad, desde temas de capacidad de almacenamiento, localización y accesibilidad de la información, hasta asegurar el formato adecuado para dar cumplimento a la ley.

Actualmente existen herramientas tecnológicas que permiten no solo mantenerla centralizada, organizada y a la mano, sino utilizarla de forma automática para otros procesos importantes como el desarrollo del organigrama o de la prenómina. 

¿Qué es gestión documental?

La gestión documental consiste en la metodología llevada a cabo para la recolección, almacenamiento y organización de documentos, que facilite la recuperación y extracción de información, así como el resguardo o depuración, según sea el caso. 

¿Qué es un sistema de gestión de documentos?

Un DMS o conocido en español como sistema de gestión de documentos o gestor documental, se refiere a una herramienta que permite almacenar, organizar, resguardar, aprobar y categorizar documentos digitalizados, así como utilizarlos para completar ciertas tareas.

En este tipo de softwares, que funciona como un repositorio de documentos, se pueden utilizar flujos de trabajo, sistemas de salida y sistemas de recuperación de información, e incluso acciones de confirmación, como notas de entrega o firmas digitales.

En el área de los recursos humanos, los gestores documentales se encargan de administrar y gestionar el flujo de los documentos de los colaboradores, manteniéndolos centralizados para su consulta y facilitando otros procesos del área.

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Ventajas de un gestor documental

En términos generales, un gestor documental colabora en el aumento de la productividad de las empresas a través de la optimización de sus procesos y organización de la información, otorgando beneficios como:

  • Fácil acceso. Gracias a la digitalización y la organización, este tipo de herramientas permiten que los administradores accedan a los documentos desde cualquier sitio y en el momento que lo requieran.
  • Localización ágil. Al tratarse de un repositorio de documentos ordenados por categorías, la búsqueda de un dato en particular se hace mucho más sencilla.
  • Ahorro de tiempo. Al facilitar el acceso a los documentos y encontrar los datos de forma eficiente, permite reducir el tiempo de búsqueda en archivos físicos y evitar desplazarse a una área determinada.
  • Seguridad de la información: Con este tipo de herramientas es posible controlar quién accede y manipula la documentación, por lo que la información está protegida.
  • Colaboración: Gracias a la administración de accesos, más de una persona puede visualizar los documentos y hacer modificaciones, lo que permite el trabajo colaborativo. 
  • Ahorro económico. Un software de este tipo no implica una inversión considerable, por el contrario…representa un ahorro a mediano y largo plazo, tanto por temas de rendimiento, como por reducción de gastos por la compra de papel, impresiones, fotocopias, mantenimiento de equipos y acondicionamiento de espacios de almacenamiento. 

Como vemos, un sistema de gestión de documentos mejora el flujo de trabajo, permitiendo la accesibilidad, ahorro de tiempo, seguridad y colaboración, sin una gran inversión, beneficios que sin duda mejoran la eficiencia de los encargados de hacer estas actividades y por supuesto, del área de Recursos Humanos. 

Gestor documental: tu mejor aliado en las auditorías

Actualmente las evidencias de tipo documental o los registros a que aluden las normas y se solicitan en las inspecciones, pueden mostrarse de manera impresa o en medios electrónicos, debiéndose conservar por determinado tiempo, aspectos en los sin duda un gestor de documentos resulta fundamental.

Esta herramienta favorece la agilidad con la que se localizan y muestran los documentos, disminuyendo la espera de los visitantes e incluso el nivel de estrés del encargado en presentar dichas evidencias.

Sobre la preservación de los documentos, además, el uso de repositorios digitales evita el desgaste, extravío o robo de la información.

Software de gestión documental

HolmesHR incluye entre sus funcionalidades, el módulo de gestión documental, que además de mantener la información centralizada,  permite:

  • Crear carpetas personalizadas para cada tipo de documento y para cada colaborador. 
  • Notificar a tus colaboradores cada vez que subas un nuevo documento. 
  • Compartir nóminas, justificantes de ausencias y contratos, entre otros. 
  • Recibir documentos solicitados a los colaboradores sin necesidad de mails externos a la plataforma.
  • Subir los recibos de salario de forma masiva y asignar fácilmente a qué empleado pertenece cada nómina, manteniéndolos de forma confidencial y 100% segura. 
  • Certificar la recepción y lectura de tus comunicaciones, documentos y políticas gracias al sistema de firma electrónica simple. 

Si te gustaría optimizar tu trabajo, manteniendo la documentación organizada y en mismo lugar, solicita una demo de HolmesHR.

Gestor Documental

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