En cualquier ámbito de la vida, el tiempo es sumamente importante, en el caso de las empresas lo es todavía más, ya que puede significar estar aprovechando o dejando pasar oportunidades que generen mayor rentabilidad. 

Es decir, considerando que los empleados perciben un sueldo por cada hora laborada…cada acción que ejecuten y el tiempo que estas les tomen, impacta en el desarrollo de proyectos, sus resultados y hasta en términos económicos.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La denominada gestión del tiempo se refiere a la forma o metodología usada por cada persona, para repartir el tiempo de forma adecuada, para ejecutar las tareas diarias y así obtener una mayor productividad y eficiencia —en este caso— en el trabajo.

Hay quienes creen que alargar sus jornadas laborales, es decir trabajar durante mucho tiempo, es sinónimo de productividad, pero es una idea completamente equivocada, ya que muestra que no se está aprovechando el tiempo establecido, lo que además puede o podría generar afectaciones a la salud y vida privada del colaborador. 

Entonces tanto desde el punto de vista de asegurar el bienestar del colaborador, como para conseguir el logro de los objetivos organizacionales, una adecuada gestión del tiempo debe ser punto focal para la administración del talento. 

Beneficios de trabajar el time management o gestión del tiempo

Algunos beneficios de trabajar en la organización del tiempo que pasamos laborando son:

  • Ayuda a ser más productivos y eficientes. 
  • Posibilita el establecimiento de prioridades.
  • Facilita la conclusión de tareas en el plazo establecido.
  • Mejora la capacidad de concentración y enfoque.
  • Lograr más objetivos en menos tiempo. (aumenta el rendimiento y los resultados con las mismas horas o incluso con menos).
  • Mejora la reputación profesional (saben que están rindiendo al máximo y se sienten valorados).
  • Aumenta la autoconfianza y satisfacción.
  • Permite tomar decisiones más sensatas y mejor enfocadas. 
  • Reduce el ansiedad, presión y falta de concentración. 
  • Evita la procrastinación.

Por el contrario, si no se gestiona adecuadamente el tiempo, se generan consecuencias negativas como fechas límite incumplidas, flujos de trabajo ineficiente y más largos de lo necesario, resultados deficientes, mala reputación profesional y mayores niveles de estrés que afectarán la calidad de vida en general.

Por qué es útil la Gestión del tiempo en el área de RR.HH.

El área de RR.HH. está encargada de muchas actividades, que en el mejor de los casos se dividen en subdepartamentos para abarcar desde temas muy administrativos, hasta aquellos más encaminados al desarrollo organizacional. Y a su vez, cada subárea está encargada de muchas actividades, algunas de las cuales requieren de un trabajo muy meticuloso.

Quienes están a cargo por ejemplo, del archivo, la seguridad social o la prenómina, realizan un trabajo muy administrativo, repetitivo y hasta tedioso, que quizá de no ser necesario o de poderse automatizar, les permitiría encargarse de otras cosas, de innovar, proponer y participar activamente en estrategias con mayor impacto en el bienestar de la plantilla y en los resultados generales de la empresa. 

Hoy en día existen numerosas metodologías y herramientas que justamente están enfocadas en agilizar estos procesos, que al ser repetitivos, es normal que generen un poco de pereza o en el peor de los casos, errores al hacerse de forma manual por una misma persona y de forma constante. Además de tener la responsabilidad de muchas pequeñas actividades, puede contribuir a las famosas “actividades robatiempo” o a la procrastinación.

Time Management

Consejos para mejorar la gestión del tiempo en tu empresa

Antes de mencionar las herramientas o metodologías para la gestión del tiempo más comunes, de fácil implementación y adaptación, mencionaremos tres grandes recomendaciones para empezar a organizar el tiempo de una mejor manera:

👉 Fija metas y con base en ellas, establece prioridades y secciona en pequeñas acciones

Lo primero es pensar en las metas que desean alcanzar, pensar en pequeñas acciones o tareas diarias encaminadas a ello y organizarlas de acuerdo con su orden de importancia. 

Para ello, puedes basarte en el orden temporal, es decir aquellas que sean urgentes y requieren hacerse de forma inmediata o las que pueden esperar un poco. 

👉 Identifica distracciones y ladrones de tiempo

El siguiente punto es saber detectar y evitar los distractores o ladrones de tiempo, lo cual es vital para la gestión exitosa y para la consecución de objetivos en el tiempo establecido.

👉 Recurre a métodos y herramientas de gestión del tiempo 

Lo siguiente es elegir la metodología y/o herramientas necesarias que mejor se adecuen a la dinámica y necesidades de tu empresa. Una vez elegida, se debe sensibilizar a la plantilla sobre su importancia y uso e implementarlas.

Metodologías para la gestión del tiempo

Método POSEC

Para empezar puedes recurrir a métodos para definir prioridades, tales como el método POSEC, basado en la pirámide de Maslow sobre la jerarquía de las necesidades, que te permite priorizar las tareas al…

  • Priorizar el tiempo y definir tareas por objetivos.
  • Organizar tareas pendientes de manera regular.
  • Racionalizar las tareas que hay que hacer pero no gustan.
  • Economizar actividades no urgentes.
  • Contribuir en pequeñas cosas que pueden marcar la diferencia.

Matriz Eisenhower

La matriz Eisenhower, se basa en organizar según la urgencia e importancia de la siguiente forma:  

  • Importante – urgente. Hazlo de forma inmediata.
  • Importante – no urgente. Marca una fecha de finalización. 
  • No importante – urgente. Delega a otras personas.
  • No importante – no urgente. Elimina o pospónlas.

Una vez establecidos los objetivos e identificados los tipos de tareas, puedes recurrir a diferentes métodos interesantes que permiten una mejor gestión del tiempo:

Pareto

La Ley de Pareto describe que con solo el 20% del esfuerzo global puede alcanzarse el 80% del rendimiento. 

Con el Principio de Pareto se persigue alcanzar un gran rendimiento con el menor esfuerzo posible con el fin de evitar invertir demasiado tiempo en tareas con escasa prioridad: estableciendo prioridades y gestionando mejor el tiempo, se puede trabajar de forma más eficiente y centrada en los objetivos. 

Haz una lista de tareas, y de cada diez deberás escoger dos para invertir en ellas tu energía y tiempo.

Método Pomodoro

Este método de gestión se trata de dividir el tiempo destinado a un trabajo en intervalos de 25 minutos, separados por pausas de 3 a 5 min. Al término de cuatro ciclos de 25 minutos, es decir, cada hora de actividad, se debe hacer una pausa de al menos 15 minutos.

Este método ayuda a reducir la ansiedad y su justificación es que 25 minutos es el tiempo en que el cerebro logra mantener su concentración sin dispersarse. 

Lean Thinking

Metodología que se basa en medir y obtener datos de forma continua para eliminar o corregir aquellas tareas o procesos que no aportan valor al producto o cliente final, y para potenciar aquello que sí aporta valor, todo esto con el foco puesto en la mejora continua.

Método GTD (Getting Things Done)

Literalmente está basada en el supuesto ¡haz que suceda!, no acumules tareas, resuélvelas y listo.

Fundamentada en principios sencillos que consisten en recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. Recopilar las tareas y los objetivos para gestionarlos de manera que se puedan llevar a cabo en el momento exacto, de forma sencilla y positiva.

Para aplicarla es necesario realizar estos 6 pasos:

  • Transfiere las tareas pendientes a un papel o herramienta de organización, como Trello o Google Notes.
  • Analiza las actividades y haz inmediatamente aquellas que lleven menos de dos minutos (responder un correo electrónico o enviar un archivo). Hazlo siempre lleguen para deshacerte de esas pequeñas actividades.
  • Define cuándo y cómo vas a realizar cada tarea pendiente y concéntrate en su realización.
  • Revisa la lista diariamente y si llega una nueva solicitud, colócala en la fila.
  • Intenta registrar el tiempo que te toma cada tarea para organizar mejor tu día.

Método Dominó

Este método apuesta por invertir tiempo en ciertas acciones una sola vez y dejarlas que produzcan beneficios a lo largo del tiempo en diferentes canales.

Por ejemplo, elaborar una plantilla de estilo, una agenda de tareas, configurar una herramienta de automatización…son cosas que requieren esfuerzo una vez, pero una vez terminado aportaran utilidad en nuestro día a día y ayudarán a ahorrar mucho tiempo.

Metodologías Agile

También por ejemplo, existen las Metodologías Agile que permiten adaptar la forma de trabajo a las condiciones de un proyecto, consiguiendo flexibilidad, inmediatez y adaptación.

Su objetivo es corregir malas prácticas en la gestión de proyectos; por este motivo, ahora es un modelo estándar en las organizaciones internacionales.

Para ello, se secciona cada proyecto en pequeñas partes que se deben completar y entregar en poco tiempo: una o dos semanas. De este modo, si hay que hacer cualquier modificación se introducen los cambios rápidamente y se continúa.

Algunos de los métodos Agile son:

Tablero Kanban

Además de ayudar a ganar tiempo, este método funciona para administrar el progreso de un proyecto. Fue creado por los japoneses de Toyota, siguiendo la técnica de Just In Time, que se basa en la idea de que una acción sólo comienza cuando otra necesariamente vinculada a ella termina que es una reacción en cadena y es muy utilizado en grandes empresas. Para utilizarlo debes:

  • Crear un cuadro con al menos tres divisiones: realizar, en curso y finalizado. En caso de requerirse puedes agregar otras como “en aprobación” o “en pruebas”.
  • Escribir las tareas que correspondan a cada categoría y una breve descripción si es necesario, así como su plazo y personas involucradas. 
  • Conforme se inicien o concluyan las actividades, ve moviéndolas hacia su nuevo estatus para evidenciar su avance. 

Hay herramientas que pueden hacerte esto más sencillo, como Trello o Asana o en su defecto tableros físicos con post-its, pero volvemos a lo mismo, se trata de algo manual que obviamente tomaría tiempo extra.

Scrum

Conocida como la “metodología del caos” se basa en desgranar en “pequeños proyectos” divididos en etapas: análisis, desarrollo y testing. En la etapa de desarrollo encontramos lo que se conoce como interacciones del proceso o sprint, es decir, entregas regulares y parciales del producto final.

En esta metodología también se contemplan reuniones diarias de máximo 15 min.  en las que el equipo se pone al tanto de las novedades rápidamente.

Los aspectos clave por los que se mueve el scrum son: innovación, flexibilidad, competitividad y productividad.

Design Sprint

La metodología de Google. Se trata de un proceso que dura 5 días en el que el negocio tiene que resolver todas las cuestiones relacionadas con diseño, prototipado, testeo de clientes. La idea es que un proyecto se puede reducir en pocas semanas, en vez de esperar a lanzar un producto para entender si la idea es buena, el prototipo proporciona información para evitar posibles errores.

  • Día 1. Crea un mapa y elige una meta
  • Día 2. Esboza las posibles soluciones
  • Día 3. Escoge la mejor
  • Día 4. Crea un prototipo 
  • Día 5. Pruébalo / valídalo 

Esto tiene que ver con concientizar a todas las áreas de la importancia de finalizar un proyecto. 

Metodología AGILE en RH, ¿Qué es y cómo aplicarla?

Al final, todas estas metodologías tienen la intención de ayudar a los colaboradores a enfocarse para sacar los pendientes lo antes posible y ayuda a que proyectos grandes lleguen a término en el tiempo establecido. Como vemos muchos están enfocados en la realización de proyectos grandes, lo que además tiene otros beneficios como: 

  • Poder adaptarse a cambios y hacer reajustes en el tiempo establecido.
  • Minimizar errores, al poder detectarlos más rápidamente.
  • Hacer modificaciones en menores plazos.
  • Coordinación y trabajo en equipo.
  • Mejora la creatividad, al estar constantemente realizando nuevas funciones, buscando ideas y soluciones funcionales.

Herramientas de gestión del tiempo 

Existen muchas herramientas para gestionar el tiempo y organizar las actividades, sin embargo la realidad es que la mayoría están encaminadas al listado de pendientes, para que al tenerlos plasmados nos hagamos más conscientes de ellos:

  • Google Calendar, para organizar tu tiempo
  • Evernote, para evitar perder información
  • Asana y Trello, para priorizar y organizar tareas
  • Rescue time, y deja de malgastar tiempo
  • Google Keep
  • Todoist

Pero si lo que realmente deseas es disminuir la carga laboral para poder usar ese tiempo en otras actividades, existen otras opciones como los ERP o los HCM como HolmesHR, que como la metodología del efecto dominó sugiere, permite ver un efecto exponencial a partir de una pequeña acción, que puede conducir a grandes resultados.

Con HolmesHR es posible invertir tiempo al inicio (en la configuración de la herramienta) y dejar que los procesos funcionen automáticamente, reduciendo el trabajo a simple supervisión, aportando utilidad en el día a día y ahorrando mucho tiempo.

Conclusión 

Si sabemos gestionar correctamente nuestro tiempo, podemos ahorrar una gran cantidad de horas y recursos. Esto podría permitirnos trabajar menos tiempo cada día obteniendo un máximo rendimiento. La clave es saber cuáles son los métodos y herramientas de gestión de tiempo más adecuadas a tus necesidades y circunstancias.

Software de RRHH

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