¿Cómo hacer un organigrama para mi empresa?

organigrama empresa

El organigrama representa un pilar fundamental dentro de la comunicación empresarial. Muchas son las compañías que ven este sistema como un accesorio innecesario. Sin embargo, ¿conocen tus empleados su posición dentro de la empresa? Te contamos por qué es importante tenerlo y cómo puedes hacerlo.

Por qué es importante tener un organigrama

Enseguida vemos cómo podemos hacer el organigrama de nuestra empresa, pero empecemos antes repasando brevemente por qué es importante disponer de esta herramienta.

Aumenta la integración del equipo

Trabajar en la integración de un colaborador comienza desde su llegada y la preparación de su onboarding. Entre otros puntos, debemos realizar una introducción sobre la empresa, de manera correcta y efectiva.

Es de vital importancia que el trabajador conozca los siguientes puntos:

  • Cuál será la cultura empresarial
  • La metodología con la que se rige
  • Quiénes son sus superiores y sus compañeros más cercanos

Y en este tercer punto, como puedes imaginar, la manera más sencilla de conseguirlo se basa en la aplicación de un organigrama, donde el colaborador podrá conocer su lugar dentro de la compañía. Además, esto puede motivarlo e impulsar su crecimiento laboral. 

Objetivos y funciones: que todo quede claro

Más allá de descubrir quienes serán sus compañeros, el colaborador también debe comprender otros aspectos fundamentales. Esto aplica tanto a los recién llegados, como un colaborador con suficiente trayectoria dentro de la compañía.

Establecer un organigrama ayuda delimitar las funciones, así como las obligaciones y los límites que se deben cumplir. Permite saber a quién debemos dirigirnos y ahorra tiempos a la hora de encontrar los responsables de ciertos cometidos.

Mejora la comunicación

Todos los puntos comentados giran en torno a una necesidad común: la comunicación. Establecer vínculos con los compañeros, así como generar un equipo capaz de entenderse, resulta clave para la gestión de una empresa.

El departamento de recursos humanos debe ayudar a que esto suceda, pero existen factores que dificultan esta tarea. Uno de ellos es el trabajo a distancia, ya sea home office o la creación de una sede en otra ciudad.

Podría darse el caso de que, dada la brecha que separa a algunos empleados, su relación sea mucho más fría y descuidada. Por ello, ayudar a que se pongan en contacto sería un gran paso.

¿Qué colaborador de Monterrey se encarga de las mismas tareas que el de Ciudad de México? Seguramente sería beneficioso para ambos que, perteneciendo a un mismo departamento, pudiesen contactar para resolver dudas.

El teletrabajo afecta también a las relaciones laborales

La llegada del coronavirus y la consiguiente implantación del teletrabajo ha comportado un reto para el departamento de recursos humanos. La metodología seguida tiempo atrás dejó de ser funcional y algunos colaboradores comenzaron a sentirse perdidos.

Muchas veces, al estar acostumbrados a dirigirse a ciertas personas de manera presencial, el colaborador desconoce otros métodos con los que ponerse en contacto.

Por ello, una vez implantado el home office, el colaborador requiere de un organigrama. Con él, puede buscar la persona con la que necesita resolver dudas, así como sugerir cambios o trabajar en equipo. 

¿Que empresas necesitan realmente un organigrama?

La importancia del organigrama se fundamenta en la cohesión y comprensión del equipo. De esta manera, aunque trabajemos en una empresa pequeña, es crucial dejar claro los roles de cada persona.

Algunos casos en los que el organigrama resulta imprescindible:

  • Empresas que recurren al trabajo temporal.
  • Grandes compañías.
  • Pequeños negocios que buscan prosperar.
  • Empresas con diferentes sedes.
  • Aquellas cuyos departamentos sean muy diferenciados, y no acostumbren a trabajar en equipo.
  • Necesidad de establecer home office.
  • Locales de venta al por menor.
  • Fábricas y otros sectores con largas cadenas de mando.

Como puedes ver, un organigrama resulta muy útil en cualquiera de las circunstancias ya mencionadas.

Nuestro consejo es que, sea cual sea el tipo de empresa donde estés, implementes un organigrama.

Los beneficios que aporta pueden comportar una mayor estabilidad en tu empresa, así como impulsar su productividad.

Cómo crear un organigrama

Tanto si buscas un organigrama para una empresa de servicios, industrial, comercial u otro tipo, debes tener en cuenta siempre lo mismo:

  • Número de trabajadores.
  • Posición a la que pertenecen.
  • Departamento al que pertenecen.

A partir de este momento, deberás tener en cuenta los siguientes puntos.

  • Empieza por localizar los diferentes departamentos, y ordénalos en función de la cadena de mandos.
  • Ten en cuenta que aquellas personas al mando, o CEOs, encabezarán la lista.
  • Segmenta cada departamento por los diferentes puestos que lo conformen. Un ejemplo de ello sería director creativo, y diseñador gráfico júnior o sénior.
  • Deja claro qué personas están a cargo de un equipo u otros compañeros. Un colaborador debe saber quienes serán sus superiores, así como sus subordinados.   
  • Te aconsejamos que, añadas el nombre de todos los empleados que se encuentran en un determinado puesto. Esto puedes hacerlo en el mismo organigrama, o en un directorio adjunto, si tu empresa es demasiado extensa para ello.
  • Trata de establecer un organigrama fácil de leer e intuitivo.

Además, de todo esto, existen cuestiones de estilo y contenido que deberás decidir, en función de tus necesidades.

Tipos de organigrama

Podemos segmentar los diferentes tipos de estructura en función de dos puntos diferenciados. Deberás tenerlo en cuenta antes de establecer tu organigrama de empresa, ya que esta decisión determinará la forma final que adquiera.

Según contenido

Podemos rellenar la información sobre los colaboradores de diferentes maneras. A continuación, te ponemos unos ejemplos. Puedes tomar la decisión de incluirlos de manera total o parcial:

  • Identificación: Nombra a cada persona de tu equipo en el organigrama, sabiendo quién se encuentra en cada lugar.
  • Función: Designa cada eslabón del organigrama dependiendo de las tareas que deban cumplir. No es lo mismo un diseñador gráfico junior, que un director creativo.
  • Departamento: Los departamentos acostumbran a estar presentes siempre, ya sea un organigrama identificativo o funcional.

También puedes optar por destacar tan sólo los departamentos en tu organigrama, haciéndolo más minimalista. Te recomendamos que si lo haces de esta manera, adjuntes un listado de los empleados que conforman cada equipo.

Según forma

Una vez establecida la información que desees mostrar, podrás escoger el formato en el que mostrarás tus empleados.

Te damos algunos ejemplos:

  • Horizontal: La jerarquía establece su punto más alto a la izquierda, y va desglosando los diferentes departamentos, dejando los puestos más bajos a la derecha del organigrama.
  • Vertical: Similar al horizontal, pero esta vez el organigrama empezará en la parte superior, y terminará en la inferior.
  • Circular: La persona al mando (CEO) se encontrará en el centro del círculo. A su alrededor se irán formando círculos concéntricos donde se establecerán los puestos jerárquicamente. El círculo exterior pertenecerá a los puestos más bajos.
  • Mixto: Encontramos tanto información vertical como horizontal. Un ejemplo de ello sería el orden jerárquico en vertical, y el nivel de responsabilidad que cada uno conlleve en horizontal. También podemos jugar con otras variables, como es la localización o los departamentos.

Automatización del organigrama de empresa, la solución más sencilla

Con la automatización de un organigrama, no tendrás que retocar archivos de Excel o rehacer pdfs con cada cambio en tu plantilla.

Esta solución resulta muy práctica, ya que, al hacer un organigrama de manera digitalizada, este se actualizará sólo, modificando su estructura automáticamente.

Herramientas de gestión de talento como HolmesHR disponen de un organigrama sistemático que transformarán las tareas del departamento de RRHH.

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