El portal del empleado es un espacio creado para fomentar la relación entre empresa y colaborador, que permite agilizar los procesos organizacionales. 

Se trata de una nueva forma de gestionar la información, que se adapta a la forma en cómo se comunican las personas actualmente y permite optimizar la notificación de novedades, la solicitud de trámites, y otros procesos comunes que ejecuta el área de Recursos Humanos, al tiempo que transmite una imagen fresca y enfocada al bienestar del colaborador. 

Si quieres saber qué es, cómo se compone y cómo puede ayudar a tu empresa, te compartimos algunos beneficios tanto para los colaboradores, como para los encargados de gestionar el talento humano y para las empresas mismas.

¿Qué es el portal del empleado?

Se trata de una plataforma que permite a los departamentos de Recurso Humanos gestionar los procesos internos y garantizar la información de los empleados, a través de funcionalidades como: 

  • Gestión de la información y documentación personal
  • Control horario
  • Gestión de vacaciones y ausencias
  • Encuestas
  • Buzón de sugerencias
  • Red social Corporativa
  • Newsletter

¿Cómo saber si tu empresa requiere un portal de empleado? 

Si en tu empresa la burocracia es común y han surgido problemas por la tardanza en la respuesta de diversos tipos de solicitudes, un portal de empleados puede ser la solución. Además se podrían mejorar aspectos como:

  • Falta de comunicación entre los responsables de los equipos y los empleados. Este portal incluso puede evitar tediosas reuniones relacionadas a cuestiones repetitivas o de menor importancia.
  • Bases de datos desactualizadas que compliquen acciones administrativas o de comunicación hacia la plantilla. 
  • Solicitudes atrasadas o sin respuesta, es algo común cuando una persona está a cargo de varios colaboradores. Cuestión que se complica aún más si hay diversos canales por lo que puede ser contactado (en persona, chat, correo electrónico o teléfono).
  • Lentitud y dificultad en la toma de decisiones por información actualizada y desconcentrada. Esta herramienta posibilita el análisis de diferentes actividades de los empleados, permitiendo planificar estrategias para uno en particular o para mejorar un aspecto general. 
  • Gastos operativos en acciones aisladas, que no permiten invertir u ocuparse de tareas más valiosas que apoyen en los objetivos de la empresa. 

¿Por qué es recomendable que las empresas tengan un portal de empleados?

El portal permite a los encargados de RR.HH. automatizar y agilizar diversos procesos, mientras que a los empleados les permite estar más informados e involucrados, generando una sensación de cercanía y pertenencia. 

Con estas herramientas los empleados tienen mayor autonomía para gestionar y mantener actualizada su información, eliminando la parte en que el departamento de RR.HH. debe estar pendiente y solicitar la renovación de la misma, lo que reduce tiempo y posibles errores de captura, haciéndolo un proceso mucho más eficiente.

Otro punto favorable es que permite la notificación, revisión y gestión de solicitudes al instante, en el caso de vacaciones y ausencias, lo que evita los posibles inconvenientes que esto puede suponer, quedando registradas para su posterior consulta.

¿Cuáles son los beneficios de un portal del empleado?

El buen uso de un portal del empleado puede significar beneficios operativos como ahorro de tiempo y mayor efectividad en el manejo de la información, pero también colabora en las estrategias para mejorar la cultura corporativa.

Beneficios para los encargados de RR.HH.

  • Automatización. Minimiza el tiempo destinado a la gestión administrativa y la posibilidad de cometer errores comuniones en la documentación manual.
  • Productividad. Posibilidad de gestionar tareas, descargar reportes y analizar diferentes aspectos del desempeño de los empleados, permite conocer cuáles son las áreas de oportunidad de una empresa y buscarles solución.
  • Efectividad. Con esta herramienta los trámites o procesos no quedan pendientes de realizarse, pues se pueden enviar recordatorios acerca de alguna acción que el empleado deba realizar. 

Beneficios para los empleados

  • Accesibilidad. Flexibilidad para que los empleados ingresen a su portal desde cualquier dispositivo con acceso a internet, sin la necesidad de encontrarse en el lugar de trabajo.
  • Comunicación interna. Posibilidad de enviar notificaciones y recibir sugerencias, fungiendo una importante labor como canal de comunicación.
  • Motivación laboral. Dar a los empleados la capacidad de gestionar su información y trámites por sí mismos, les da una sensación de confianza y compromiso.
  • Sentimiento de pertenencia. Les hace sentir parte de un la organización, así como cercanía con la empresa misma y con otros colaboradores.  

Ahora que conoces todos los beneficios de contar con un portal de empleados, implementa la plataforma de HolmesHR en tu empresa y simplifica tu rol como gestor de capital humano haciendo equipos de trabajo más felices.

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