Una de las tantas actividades del área de recursos humanos es la de llevar el reporte de incidencias, documento en el que se registran y detallan los acontecimientos ocurridos durante cierto periodo y que repercuten en el pago de la nómina.

Si tienes dudas acerca de qué elementos se deben considerar y cómo hacer un reporte de incidencias de forma sencilla y ágil, a continuación te contamos.

Qué se considera como incidencias

Como decíamos anteriormente, las incidencias son todo aquel cambio que puede afectar el pago de la nómina. Generalmente las incidencias de nómina están relacionadas con la asistencia, pago de incentivos adicionales o descuentos, impactando en el pago de la remuneración que obtendrá el colaborador, contemplando retardos, faltas, incapacidad, vacaciones, días económicos, etc. 

Por qué es importante hacer un reporte de incidencias

Es importante llevar este registro de la manera más clara y certera posible ya que de ello depende el correcto cálculo del pago de la nómina y/o de impuestos y porque en caso de algún error o incluso litigio, es probable que el trabajador acuda a solicitar una aclaración, siendo necesario mostrarle el registro como prueba. 

Pero además…porque llevar un registro de incidencias permite a las empresas identificar por qué suceden, desarrollar algún tipo de estrategia y evitar que continúen.

Ventajas de gestionar eficientemente las incidencias

Llevar un control de incidencias correcto, organizado y actualizado es sumamente importante para las empresas, porque de ello depende mantener una relación sana tanto desde el punto de vista de los colaboradores, como fiscal. Por ello podemos decir que sus ventajas más importantes son:

  • Eficientar el trabajo del área encargada de la prenómina.
  • Calcular correctamente los impuestos.
  • Pagar de manera correcta la nómina.
  • Tranquilidad al enfrentar revisiones fiscales.
  • Evitar sanciones y pagos complementarios de impuestos.
  • Evidenciar la información, en caso de inconformidades o litigios laborales.

Como vemos, controlar las incidencias es sumamente importante a tal punto que incluso las empresas están empezando a adoptar la tecnología para agilizar este proceso y beneficiarse de mantener toda la información en un mismo lugar. 

Prenómina

Pasos para la creación de un reporte de incidencias 

1. Lleva un registro de asistencia individual 

Para identificar una incidencia y realizar el reporte se requiere conocer los parámetros a considerar, para ello es fundamental llevar un registro de cada uno de los colaboradores, en el que se considere su jornada laboral, horario, pausas autorizadas, etc.  versus a lo que cumplio en determinado periodo. 

Esto además de servir como un soporte para calcular las incidencias y mantener un inventario, ayuda a fomentar la disciplina entre los colaboradores, siendo muy útil el uso de un reloj checador

2. Considera de qué tipo de incidencia se trata

Existen dos tipos de incidencias entre las que se debe identificar al realizar los reportes: 

  • Previstos: Aquellos que debes tener considerados, como las vacaciones, incapacidad por maternidad o alguna condición médica. También descuentos consecutivos o bonos que forman parte del salario mensual.
  • Imprevistos: Aquellos que no puedes prever, pues aparecen de forma repentina u ocasional, como faltas injustificadas, retardos o incapacidad por accidente. 

3. Realiza el reporte

Ya sea de completado manual o automatizado, la mayoría de las empresas cuentan con formatos específicos para reportar estos aspectos. 

Si buscas implementar uno desde cero, la recomendación es siempre considerar valores como:

  • Fecha
  • Sucursal
  • Número de colaborador
  • Nombre de colaborador
  • Departamento
  • Puesto
  • Tipo de incidencia
  • Referencia
  • Justificada o no 
  • Valor
  • Comentarios adicionales 

En este punto es importante mencionar que el departamento de Recursos Humanos podrá recibir aclaraciones y/o justificaciones oportunamente para evitar aplicar descuentos, así como gestionar los procedimientos relacionados con incapacidades u otros trámites de otras dependencias, a fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente.

4. Envía tus reportes de incidencias para realizar el cálculo

Una vez realizado el reporte con todas sus variables, detalles y documentación adicional, es importante volver a revisarlo y pasarlo el siguiente filtro para la firma de enterado, que de acuerdo con las políticas y procedimientos de las empresas, pueden ser por parte del responsable de RR.HH., de los gerentes de las áreas o de los jefes directos. 

Este es un punto importante, pues en caso de que se requiera mayor atención (como un departamento con alto índice de absentismo o retardos) el hecho de que sean compartidos, revisados y firmados por las autoridades de la empresa, los hace conscientes de que hay algo que se debe de mejorar y como área de RR.HH. te aseguras de que es un tema de conocimiento general.

Autorizado el reporte, lo siguiente es enviarlo al departamento financiero, contador o a quien corresponda hacer el cálculo de nómina, para que se apliquen los descuentos o incrementos correspondientes y se calculen los pagos quincenales o mensuales, de cada colaborador. 

Adicionalmente, estos registros se tendrán que guardar en el expediente laboral de cada trabajador.

5. Plantea medidas correctivas

Con la información obtenida de forma general y en caso de identificar un índice preocupante (principalmente en lo que se refiere a las incidencias imprevistas) desarrolla algunas propuestas de cómo impedir que esto siga sucediendo y asegurate de que los empleados las conozcan y se apliquen, de lo contrario no tendría ningún. 

Siguiendo estos pasos, te aseguras que el sueldo que tus empleados reciben es el adecuado y que mantienes todo en orden en caso de presentarse alguna revisión o auditoría.

Con el módulo de prenómina de Holmes puedes agilizar el proceso, ya que automatiza el conjunto de reportes necesarios para dar como resultado el reporte final, que puede ser compartido con cualquier Planificación de Recursos Empresariales (ERP) para realizar el cálculo final.

A través de Holmes también es posible gestionar el envío de los recibos de nómina, asegurándose de que los colaboradores lo reciben y consultan.

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