Las ventajas de implantar un sistema de control horario para empleados son muchas. Tanto para el empleado como para la empresa. Pero, ¿cómo llevar a cabo un control de asistencia de trabajadores de la manera más eficiente posible? Y ahora que el home office se ha convertido en una nueva modalidad de trabajo, ¿cómo podemos realizar este control horario a distancia?

Respondemos a estas y otras preguntas, y repasamos qué es el control de asistencia, cuáles son las ventajas y qué sistemas automatizados y digitales nos permiten tener un control de asistencia incluso a distancia.

¿Qué es el control horario de personal?

Cuando hablamos de control de asistencia del personal nos referimos al registro de la hora de entrada y salida de los empleados de nuestra organización.

Este control horario nos permite tener el registro de las horas trabajadas por cada colaborador, cómo se reparten en la jornada, qué retrasos o ausencias registramos cada día, entre otros datos.

Todo este control de asistencia de los colaboradores puede hacerse con una herramienta física (lectores biométricos o incluso sistemas manuales en hojas de cálculo) o bien con una plataforma digital, lo que facilita y agiliza la gestión.

Control horario de colaboradores: ¿es necesario para mantener la productividad?

Los sistemas de control de horario representan claras ventajas para las empresas, pero también para los colaboradores.

Como empresa, un sistema de control de asistencia ayuda a mejorar la productividad, reducir ausencias, evitar el exceso de horas y el burnout de los trabajadores… Y en un momento como el actual, tiene mucho más sentido plantearse qué ventajas tiene el control horario y cómo se puede realizar trabajando en remoto.

El nuevo escenario mundial tras la irrupción del coronavirus nos ha obligado a definir nuevos planes basados en el home-office. Muchas organizaciones apostarán por esta nueva modalidad de trabajo a distancia de manera definitiva, otras quizá por esquemas híbridos. Sea como sea, es necesario planificar cómo gestionar a distancia aspectos como el control horario.

Conoce las claves para disminuir el ausentismo laboral

Ventajas del control horario para las empresas

Llevar a cabo estos registros y control de asistencia requiere de seguimiento. Una tarea que recae en el departamento de recursos humanos.

Realizar esta tarea manualmente supone un alto volumen de trabajo. Pero hacerla de manera automatizada con un software de control de asistencia como Holmes lo facilita al máximo. Pero, ¿cuáles son estos beneficios que ofrecen sistemas de RR.HH. como Homes?

– Reducción del absentismo laboral

Al conocer el horario de entrada y salida, la empresa puede realizar estrategias para mejorar los datos. Por ejemplo, con la plataforma HolmesHR, sabrás que el colaborador ha iniciado su jornada y que ha iniciado sus labores.

– Reduce las tareas administrativas

Toda la información queda registrada en la plataforma y es automatizada, eliminando esa tarea burocrática de la lista de cosas pendientes del gestor. HolmesHR dispone de un sistema de notificaciones que avisa a los colaboradores que se han olvidado de checar tarjeta. El gestor podrá cambiar fácilmente los posibles errores desde un único panel de control y evitar que se acumulen los chequeos erróneos o haya desajustes.

El control horario de Holmes se conecta con el módulo de la prenómina para agilizar el desarrollo de la prenómina.

– Mejora la productividad

Al saber las horas a las que entran y salen los trabajadores, se fomenta su productividad. Esto permite a la organización establecer mejor los objetivos laborales. También nos permitirá determinar con mayor certeza si, por ejemplo, se necesitan más trabajadores o no, para completar un determinado proyecto. Por otro lado, el empresario también puede controlar el número de personas que hay trabajando en cada departamento. El departamento de RR.HH. puede elaborar el listado de empleados de cada sección, de manera que se tenga a mano cuando sea posible ampliar la plantilla.

– Facilita la medición de datos

Tener digitalizada esta funcionalidad permite, en primer lugar, no tener que realizar cargas manuales de datos en bases datos y, por lo tanto, eliminar errores en la manipulación de la información.

Al contar con una plataforma que genere informes automáticos diarios, el administrador tiene opciones para descargar la información por periodos de horas de entrada, salida, tiempo libre solicitado o tiempo dedicado a formación. Y toda esta información la puede obtener por colaborador, por departamento o de todas las personas de la empresa.

Con este tipo de informes es posible llevar el control de puntualidad o de cumplimiento de jornadas, también permiten analizar de forma más precisa si se cumplen los objetivos de una estrategia y ver si se consiguen o no los resultados deseados.

Multidispositivo en prevención del Covid-19

HolmesHR es una plataforma que ofrece checar desde diversos dispositivos, así que si hay colaboradores que trabajan en otras zonas o desde casa pueden hacerlo por igual.

Este tipo de control tiene más sentido que nunca, en el contexto de los controles sanitarios que impone el Covid-19, ya que los lectores biométricos que generalmente se usan para checar asistencia pueden convertirse en un importante foco de infección. Así, contar con sistemas de registro de ingreso y salida individualizados garantizan la seguridad de los colaboradores, a la vez que a la empresa le permite seguir llevando las medias de control establecidas.

El Reloj Checador digital y todos los beneficios que otorga a las empresas

Ventajas del control horario para los colaboradores

Además de los beneficios del control para la empresa, sistematizar el control horario de forma digital también tiene múltiples ventajas para los trabajadores:

– Más productividad:

Conocerán mejor  su productividad y así podrán planificar la conciliación de la vida familiar con el desempeño profesional. En paralelo, permite conocer el horario preferido de cada trabajador, con lo que es posible llegar a acuerdos sobre los horarios, cuáles son los márgenes de tolerancia en las horas de entrada y salida, y que ellos puedan planificar mejor su vida familiar, sin que una actividad afecte a la otra.

– Control de las horas extra:

Además de eso, se controlan las horas extra y los permisos que pide cada trabajador. De esa manera, quizá el empleado pueda optar a un incremento en su salario por las horas extra realizadas o pedir horas o días de permiso a cambio de haber trabajado ese tiempo extra.

– Mejora la autoestima:

Se estima que el sistema de control horario también influye en la autoestima del trabajador. Al saber que existe un control sobre su jornada laboral, el empleado tiende a ser más eficaz y productivo en su puesto, redundando, por tanto, en algo beneficioso para la compañía.

– Mayor facilidad:

Facilita a los trabajadores el checar tarjeta: si los sistemas de control son colocados estratégicamente, se reduce el tiempo empleado para esta tarea, que a veces puede resultar complicada si no existen instalaciones accesibles o cercanas a la puerta de ingreso. Además, si existen cambios a lo largo de la jornada, se evita realizar de nuevo todo el trabajo manual.

Sistemas de registro de asistencia de personal

Acabamos de repasar los beneficios de utilizar un software de control horario. Existen otros métodos de registro horario del personal, pero cabe resaltar que unos con más eficientes que otros:

  • Hojas de excel: es un sistema de control horario desfasado en el tiempo, ineficiente y que nos puede llevar a cometer muchos errores en los registros.
  • Documentos de registro en papel: controlar el horario de nuestros trabajadores en papel es también un método algo ineficaz y poco escalable.
  • Máquinas de fichaje : Son sistemas «físicos» para checar en el centro de trabajo. Existen muchos tipos de máquinas para fichar, como sistemas de control biométrico, lectores de huella digital, sistemas con tarjetas o introducción de pin. Según el tipo de máquina, el coste de instalación puede ser más complejo. Y, naturalmente, no son aptos para el teletrabajo.
  • Kiosco en el centro de trabajo: En relación con el punto anterior, un tipo de máquinas de fichar que no requiere instalación compleja es el formato de kiosco. ¿Qué es un kiosco checador? Se trata de una tablet instalada en la entrada del centro de trabajo desde la que los colaboradores fichan sus entradas y salidas, además de todas las pausas que realicen durante la jornada laboral. Por ejemplo, con el kiosco checador de Holmes, los colaboradores solo tienen que marcar un código personal de seis dígitos para registrar su horario.
  • Software de control de asistencia: los softwares de control horario como Holmes son soluciones que permiten automatizar este proceso, son sistemas accesibles desde cualquier lugar, 100% digitales, fáciles de usar y con reportes automáticos.
  • App de control horario: permiten checar desde el smartphone. Es un sistema para fichar muy cómodo para los colaboradores.

¿Cuál es el sistema de control horario más adecuado para mi empresa?

Control de asistencia en excel: aún es una realidad en muchas empresas

Cada empresa escoge su sistema para controlar la jornada laboral de sus trabajadores. Pero no todos los sistemas son igual de efectivos. De hecho, muchos dejan de tener sentido cuando los colaboradores están laborando desde casa.

El dato es el siguiente: más de la mitad de organizaciones confiesa gestionar las asistencias de sus empleados a través de hojas de cálculo o incluso en papel. Estos métodos manuales, además de ser ineficientes, complican la recopilación de toda la información y la detección de posibles errores.

¿Cuál es la diferencia entre el software de control horario de HolmesHR y un sistema biométrico?

Para que veas más al detalle cómo un software de control horario como HolmesHR te facilita el registro de jornada de los trabajadores, haremos la siguiente comparativa:

Con HolmesHR:

  • Puedes checar desde cualquier lugar.
  • Ahorras en costo por aparatos o instalación.
  • Se adapta a cualquier modalidad de trabajo como: home office, in-plant o en rutas.
  • Alertas y notificaciones sobre retrasos en tiempo real.
  • Control de acceso en todas tus unidades de negocio / puntos de venta.
  • Cualquier persona autorizada puede acceder al resumen diario, semana, faltas y retardos.
  • El colaborador podrá poner un comentario en caso de tener una diferencia en el horario de marcaje.

Lectores biométricos:

  • Solo puedes checar en el lugar de trabajo donde se encuentra instalado el lector.
  • Significa costos por dispositivo y por el software que opera y almacena la información.
  • Puede convertirse en un foco de infección, debido al contacto constante de manos.
  • Implica un mayor trabajo administrativo.
  • Solo refleja la hora en la que se hace el chequeo.
  • Supone trabajo de verificación de retrasos por parte de los supervisores.
  • Debe darse mantenimiento o reparación a los aparatos biométricos.

HolmesHR, la herramienta para la gestión y retención de talento

Más allá de la función de reloj checador y control de asistencias, HolmesHR dispone de funcionalidades para gestión de recursos humanos. Todas ellas mejoran la productividad y la retención del talento en las empresas.

HolmesHR se ha convertido en la herramienta esencial para el equipo de recursos humanos. Gracias a sus funcionalidades, el gestor podrá conocer el horario de los colaboradores y evitará los costos asociados a la implementación de un hardware, así como de su mantenimiento.

Además, desde una sola plataforma podrás controlar ausencias, vacaciones y realizar a tiempo real un control de los horarios y su cumplimiento. Y además, todos estos datos e incidencias se transfieren a tu prenómina de manera automática, para que en tan solo unos minutos tengas tus reportes de prenómina listos.

La facilidad para acceder a los datos hace que el profesional no pierda tiempo en cálculos manuales ni en la preparación de informes.

HolmesHR también cuenta con una red social corporativa para dar a conocer las noticias, promover la comunicación bidireccional y promocionar la cultura organizacional.

También está especialmente diseñada para cumplir con la NOM-035: HolmesHR tiene a disposición un módulo diseñado exclusivamente para desempeñar las acciones que requiere cumplir con las obligaciones patronales que dicta la ley.

Y además cuenta con muchas otras funcionalidades como Onboarding digital, People Analytics, encuestas de recursos humanos, gestión de activos, gestor documental, expediente digital

Todas estas funcionalidades estás diseñadas para digitalizar el área de recursos humanos y ofrecer al empleado una buena experiencia. Su implementación supone un aumento en la retención y la satisfacción de los colaboradores, incluyendo también al propio equipo de recursos humanos, además de que reduce la rotación voluntaria.

Ahora que ya conoces estas ventajas, es posible que consideres dar el paso que te acerque más al cumplimiento de las metas de tu empresa. ¡Este es el momento para impulsar la transformación digital del área!

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